Teams või Skype: IT juhtide valikuprobleemid

Skype ja Teams – põhilised erinevused

Skype ja Microsoft Teams on mõlemad Microsofti kommunikatsioonilahendused, kuid neil on selged erinevused. Skype keskendub peamiselt isiklikele suhetele, pakkudes lihtsaid heli- ja videokõnesid, chati ning failide jagamist. Teams seevastu on loodud professionaalseks kasutamiseks, integreerudes sujuvalt teiste Microsoft 365 tööriistadega nagu OneDrive, SharePoint ja Outlook.

Nagu üks IT juht mulle hiljuti selgitas: "Skype on nagu mugav kohvik, kus sõpradega kohtuda, Teams aga täisfunktsionaalne kontor koos kõigi vajalike tööriistadega." Teams pakub struktureeritud keskkonda, kus meeskonnad saavad luua kanaleid, jaotada projekte ja järgida kõrgemaid turvalisusstandardeid, mis vastavad GDPR ja HIPAA nõuetele. See on oluline eelis ettevõtetele, kes peavad tagama andmete turvalisuse ja vastavuse regulatsioonidele.

Skype ja Teamsi visuaalne võrdlus: vasakul sõbralikud noored kohvikus esitamas Skype'i isikliku suhtluse stiili, paremal äriprofessionaalid tänapäevases kontoris Microsoft Teamsiga töötades, koos nähtava Microsoft 365 tööriistade integreerimisega

Miks valida Teams ettevõtte kommunikatsiooniks?

Teams pakub mitmeid eeliseid, mis muudavad selle ideaalseks valikuks ettevõtetele:

  • Täielik koostöö – võimaldab dokumentide reaalajas redigeerimist, koosolekute salvestamist ja breakout-ruumide kasutamist
  • Tugevdatud turvalisus – pakub krüpteeritud kõnesid, auditi logisid ja rollipõhist juurdepääsu
  • Skaleeritavus – toetab suuri organisatsioone ja integreerib kõik Microsoft 365 tööriistad
  • Koosolekute funktsioonid – kuni 1000 osalejaga koosolekud, taustahäälte summutamine, virtuaalsed taustad

Praktikas tähendab see, et näiteks 200 töötajaga tootmisettevõte saab luua eraldi kanalid tootmise, logistika ja müügi jaoks, võimaldades struktureeritud suhtlust just seal, kus seda vaja on. Skype on küll lihtne ja tuttav, kuid ei paku keerukate tööprotsesside tuge ega toeta suuremaid meeskondi sama efektiivselt kui Teams.

Skype'i sulgemine ja mõju ettevõtetele

Microsoft on ametlikult teatanud, et Skype lõpetab tegevuse 5. mail 2025. See on osa Microsofti strateegiast ühendada kommunikatsioonilahendused tööriistadega ühele platvormile – Teamsile.

Statistika näitab, et Teams kasvas COVID-19 pandeemia ajal hüppeliselt, saavutades üle 300 miljoni aktiivse kasutaja, samal ajal kui Skype'i kasutajaskond hakkas vähenema. Ettevõtted, kes kasutavad veel Skype'i, peavad planeerima ülemineku Teamsile. Üleminek võib tunduda väljakutsena, kuid pikemas perspektiivis pakub see rohkem funktsionaalsust ja paremat integratsiooni teiste Microsoft 365 tööriistadega.

Organisatsiooni üleminekuvoog Skype'ilt Microsoft Teamsile: skeem, mis näitab samm-sammult liikumist Skype'i ikoonilt Teamsi ökosüsteemi, koos andmete migratsiooni ja piloottestide etappidega

Üleminekuteave ja soovitused

Üleminek Skype'ilt Teamsile nõuab planeerimist, kuid Microsoft pakub selleks mitmeid ressursse:

  1. Väiksematele meeskondadele – Microsoft Teams Free pakub Skype'iga sarnaseid põhifunktsioone nagu üksikud kõned ja rühmachatid
  2. Keskmistele ja suurtele ettevõtetele – Teamsi tasulised versioonid (Microsoft 365 Business või Enterprise paketid) pakuvad täielikku funktsionaalsust
  3. Migratsioonitugi – Microsoft pakub põhjalikke juhendeid ülemineku lihtsustamiseks

Meie kogemuse põhjal on efektiivne lähenemine järkjärguline üleminek. Näiteks võib alustada pilootprojektiga ühes osakonnas, kus testitakse Teamsi võimalusi 2-4 nädala jooksul, kogudes tagasisidet ja kohandades seadistusi enne laiema kasutuselevõtu planeerimist. Ettevõtetel tasub kaaluda järkjärgulist üleminekut, alustades pilootprojektiga väiksema meeskonnaga ja laiendades seejärel kasutust kogu organisatsioonile.

Teamsi eelised igapäevatöös

Teams pakub mitmeid funktsioone, mis muudavad igapäevatöö tõhusamaks:

  • Kanalite süsteem – võimaldab struktureerida suhtlust teemade või projektide kaupa
  • Rakenduste integratsioon – lisaks Microsoft 365 tööriistadele saab integreerida üle 700 kolmanda osapoole rakenduse
  • Automaatne tõlge – reaalajas vestluste tõlkimine erinevatesse keeltesse
  • Töövoohaldus – ülesannete loomine, määramine ja jälgimine otse Teamsis

Üks meie klient rahvusvahelises tootmissektoris kirjeldas, kuidas nad said kanalite süsteemi abil vähendada e-posti mahtu 40% võrra, kuna projektipõhine suhtlus toimub nüüd struktureeritult Teamsis. Nende funktsioonide abil saavad meeskonnad töötada tõhusamalt ja keskenduda rohkem sisulisele tööle.

Suur rahvusvaheline tiim töötab kaugteel Microsoft Teamsis: ekraanidel nähtavad mitmed kanalid, reaalajas dokumendiredigeerimine, automaattõlge ja erinevate kolmanda osapoole rakenduste integratsioon, rõhutades koostööd ja digitaalset suhtlust

Kokkuvõte: miks Teams on parem valik kui Skype?

Kuigi Skype on olnud usaldusväärne kommunikatsioonivahend aastaid, pakub Teams kaasaegset ja integreeritud lahendust, mis vastab paremini tänapäeva ettevõtete vajadustele. Teams ühendab suhtluse, koostöö ja tööriistade integreerimise üheks tervikuks, mis muudab selle ideaalseks valikuks ettevõtetele, kes soovivad optimeerida oma töövoogu.

Skype'i sulgemine 2025. aastal tähendab, et üleminek Teamsile on vältimatu. Ettevõtted, kes alustavad planeerimist varem, saavad üleminekust maksimaalset kasu ja minimeerivad võimalikke häireid.

Pro IT pakub ettevõtetele tuge Teamsile üleminekul, aidates optimeerida seadistusi, koolitada kasutajaid ja tagada sujuv üleminek. Meie IT halduse terviklahendus hõlmab ka Teamsi turvalisuse tagamist ja integreerimist teie olemasolevate süsteemidega.