Kuidas edukalt minna üle teamsile

Skype for Business lõpetamine ja Teamsi olulisus

Skype for Business Online teenus lõpetati ametlikult 31. juulil 2021. See tähendab, et ettevõtted, kes kasutasid Skype for Businessit kommunikatsioonilahendusena, peavad nüüd suunduma alternatiivsete platvormide poole. Microsoft Teams on ametlik järeltulija Skype for Businessile, pakkudes kaasaegsemaid funktsioone ja terviklikumat kommunikatsiooniplatvormi tänapäevase töökeskkonna vajadusteks.

Kaasaegne kontor, kus vasakul pool kasutatakse Skype for Businessit vananenud töökeskkonnas ja paremal pool Microsoft Teamsi erinevates seadmetes, illustreerides üleminekut moodsamale suhtlusplatvormile

Ülemineku vajadus ei puuduta ainult pilveversiooni kasutajaid. Ka kohapealse Skype for Business serveri kasutajad peavad mõtlema tulevikule, kuna Microsoft on selgelt liikumas pilvepõhiste lahenduste suunas. Nagu üks IT-juht tabavalt märkis: "Skype for Businessi sulgemine pole lihtsalt ühe tööriista väljavahetamine – see on võimalus minna kaasa töö tegemise viisi evolutsiooniga."

Teamsi eelised võrreldes Skype for Businessiga

Teams pakub mitmeid märkimisväärseid eeliseid, mis muudavad selle atraktiivseks alternatiiviks:

  • Ühendatud kommunikatsioon – Teams integreerib videokonverentside, vestluste, failide jagamise ja rakenduste kasutamise ühe kaasaegse platvormi alla, vähendades vajadust liikuda erinevate rakenduste vahel
  • Parem koostöö – Võimalus luua spetsiifilisi meeskondi ja kanaleid projektide või osakondade järgi, mis muudab info organiseerimise märksa loogilisemaks
  • Pilveteenus – Toetab tänapäevast hübriidtööd ja vähendab sõltuvust kohapealsest infrastruktuurist, võimaldades töötada ükskõik kust
  • Microsoft 365 integratsioon – Sujuv koostöö teiste Microsoft 365 rakendustega (SharePoint, OneDrive, Outlook, OneNote jt)
  • Kaasaegsem kasutajaliides – Intuitiivsem ja kaasaegsem disain, mis toetab erinevaid töövoogusid

Reaalsete kogemuste põhjal on ettevõtted täheldanud tootlikkuse kasvu tänu ühendatud töövoole, kus kõik tööriistad on ühes kohas kättesaadavad.

Ülemineku planeerimine

Edukas üleminek Teamsile nõuab põhjalikku planeerimist, et vältida katkestusi äriprotsessides ja minimeerida kasutajate vastupanu muutustele:

Projektijuht kavandab Microsoft Teamsile ülemineku sammud valgel tahvlil – hinnang, pilootprojekt, kasutajate koolitus ja tehniline migratsioon, et tagada sujuv üleminek

  1. Hetkeolukorra hindamine – Kaardistage üksikasjalikult, kuidas teie organisatsioon kasutab Skype for Businessit: millised funktsioonid on kõige olulisemad, kes on põhikasutajad, millised on kriitilised äriprotsessid
  2. Mõju analüüs – Tuvastage, milliseid protsesse ja töövoogusid üleminek mõjutab ning milline on potentsiaalne mõju produktiivsusele üleminekuperioodi ajal
  3. Pilootprojekti läbiviimine – Testide väikese kasutajagrupi peal enne täielikku üleminekut, kogudes tagasisidet ja kohandades plaani vastavalt
  4. Kasutajate koolitamine – Valmistage ette koolitusmaterjale, korraldage praktilisi töötubasid ja pakkuge võimalusi küsimuste esitamiseks
  5. Tehnilise ülemineku planeerimine – Määrake kindlaks ajakava, tehnilised sammud ja vajalikud ressursid, arvestades ettevõtte töötsükleid

Üks keskmise suurusega finantsteenuste ettevõte planeeris oma ülemineku nii, et see toimus väljaspool kiiret kvartalilõpu perioodi, minimeerides sellega riski ärikriitilistele operatsioonidele.

Tehniline üleminek Skype for Businessilt Teamsile

Sõltuvalt teie praegusest Skype for Businessi seadistusest on üleminekuks erinevad tehnilised teekonnad:

Skype for Business Online kasutajad:

  1. Koosolekurežiimi seadistamine Teams Admin Centeris, valides sobiva üleminekustrateegia
  2. Kasutajate migreerimise planeerimine – otsustage, kas viite üle kõik kasutajad korraga või grupi kaupa (osakondade, meeskondade või prioriteedi alusel)
  3. Koosolekute migreerimise käivitamine PowerShell-käskudega nagu Start-CsExMeetingMigration, mis konverteerib olemasolevad Skype for Businessi koosolekud automaatselt Teamsi formaati

Skype for Business Server (kohapealne) kasutajad:

  1. Hübriidühenduse konfigureerimine Microsoft 365-ga, et võimaldada kasutajatele sujuv juurdepääs pilveteenustele
  2. Skype for Business Serveri hübriidühenduse planeerimine vastavalt Microsofti ametlikele juhistele
  3. Kasutajate järk-järguline üleviimine pilveteenusesse, alustades mittekritiilistest kasutajatest

Üks rahvusvaheline tootmisettevõte kasutas järkjärgulist lähenemist, viies esimesena üle IT-osakonna, seejärel turunduse ja lõpuks tootmisosakonnad – see võimaldas iga etapi järel õppetunde rakendada.

Kasutajate ettevalmistamine ja kommunikatsioon

Edukas üleminek sõltub suuresti kasutajate valmisolekust ja muutustega kohanemisest:

  • Koosta kommunikatsiooniplaan – teavita kasutajaid muudatustest vähemalt 2-3 kuud ette, selgitades muudatuste põhjuseid ja eeliseid
  • Paku mitmekesiseid koolitusi – nii veebipõhiseid iseseisvaid kursusi kui ka reaalajas näost-näkku koolitusi erinevate õpistiilide toetamiseks

Koolitus Teamsi kasutuselevõtuks – erinevad töötajad jälgivad ekraanil Teamsi õpetust, laual materjalid ja sülearvutid, rõhutades kasutajate ettevalmistust ja tuge

  • Loo tugimaterjalid – kiirjuhendid, KKK-d ja videojuhendid, mis vastavad konkreetselt teie organisatsiooni vajadustele ja töövoogudele
  • Määra Teamsi tšempionid – igas osakonnas, kes saavad teisi aidata ja koguda tagasisidet, luues positiivse suhtumise muutustesse
  • Taga IT-toe kättesaadavus – eriti üleminekuperioodil, pakkudes kiireid lahendusi tekkivatele probleemidele

Üks edukalt ülemineku läbinud tervishoiuasutus lõi spetsiaalse Teamsi teabeportaali, kus oli kogu info ülemineku kohta, sealhulgas ajajoon, koolituste ajakava ja kontaktid abi saamiseks.

Parimad praktikad üleminekuks

Microsoft soovitab ametlikes juhendites järgmisi parimaid praktikaid:

  • Etapiviisiline üleminek – Alusta väikese pilootgrupiga ja laienda järk-järgult, õppides igast etapist ja täiustades protsessi
  • Kasuta Teams Admin Centerit ülemineku haldamiseks, et jälgida progressi ja lahendada tekkinud probleeme
  • Koosolekumoodide haldamine (näiteks "Teams Only" või "Skype for Business with Teams collaboration"), et tagada sujuv koostalitlus üleminekuperioodil
  • Assisteeritud üleminek – Kasuta Microsofti pakutavat tehnilist abi, mis on eriti kasulik keerukamate üleminekute puhul

Microsoft pakub assisteeritud üleminekuprogrammi, mis hõlmab tehnilist abi ja teavitamist 30 päeva enne üleminekut, tagades sujuvama kogemuse suurematele organisatsioonidele.

Ülemineku järgne tugi ja optimeerimine

Pärast üleminekut on oluline jätkata Teamsi lahenduse optimeerimist:

  1. Kogu regulaarset tagasisidet kasutajatelt küsitluste, intervjuude või fookusgruppide kaudu
  2. Lahenda kiiresti tekkivad probleemid, kasutades prioritiseerimissüsteemi kriitiliste küsimuste jaoks
  3. Jätka kasutajate koolitamist Teamsi täiendavate funktsioonide osas, et maksimeerida investeeringu väärtust
  4. Optimeeri Teams seadistusi vastavalt organisatsiooni vajadustele, kohandades poliitikaid ja õigusi
  5. Jälgi kasutusstatistikat Teams Admin Centeris, et mõista, kuidas erinevad osakonnad platvormi kasutavad

Näiteks üks finantsteenuste ettevõte lõi kuus kuud pärast üleminekut Teamsi kompetentsikeskuse, mis pakkus järjepidevat tuge ja koolitusi ning edastas parimaid praktikaid kogu organisatsioonis.

Kokkuvõte

Üleminek Skype for Businessilt Microsoft Teamsile on oluline strateegiline samm, mis võimaldab organisatsioonidel kasutada kaasaegsemat ja terviklikumat kommunikatsiooniplatvormi. Põhjalik planeerimine, kasutajate ettevalmistamine ja Microsofti pakutavate ressursside kasutamine aitavad tagada sujuva ülemineku.

Pro IT pakub professionaalset tuge üleminekuprotsessis, aidates planeerida, konfigureerida ja optimeerida Microsoft Teamsi kasutamist teie organisatsioonis. Meie tugiteenused hõlmavad nii tehnilisi aspekte kui ka kasutajate koolitamist, tagades sujuva ja eduka ülemineku. Pakume ka järjepidevat IT tuge, et lahendada kiiresti kõik tekkivad probleemid ja tagada teie kommunikatsioonisüsteemide tõrgeteta toimimine.