Office365 ja kohaliku pilve integreerimine suurtes ettevõtetes

Tänapäeva IT-keskkondades on üha olulisem ühendada pilveteenused kohaliku infrastruktuuriga, et saavutada parim turvalisus, jõudlus ja vastavus regulatsioonidele. Eriti Eesti ja Euroopa ettevõtete jaoks on Office365 ja kohaliku pilve integreerimine strateegiline samm, mis aitab täita andmekaitse nõudeid ja optimeerida IT-ressursse.

Miks integreerida Office365 kohaliku pilvega?

Office365 pakub tootlikkuse tööriistu, kuid paljud ettevõtted vajavad teatud andmete hoidmist kohalikul tasandil. See on eriti oluline finantssektori ja tervishoidusektori jaoks, kus regulatsioonid võivad nõuda andmete füüsilist paiknemist konkreetses regioonis. Integratsioon võimaldab:

  • Andmete säilitamist Eestis/Euroopas, tagades GDPR nõuetele vastavuse
  • Kiiremat juurdepääsu kohalikele andmetele, vähendades latentsust (mis võib olla kriitilise tähtsusega näiteks reaalajarakenduste puhul)
  • Paremat kontrolli kriitiliste andmete üle, määrates täpselt, millised andmed säilitatakse kohalikult
  • Kulude optimeerimist, vältides täielikku sõltuvust välispilvedest ja andmeedastuse tasusid
  • Turvalisemat hübriidkeskkonda, mis ühendab parima mõlemast maailmast – kohaliku kontrolli ja globaalse kättesaadavuse

Kujutage ette pangasüsteemi, mis hoiab tundlikku klientide finantsteavet kohalikus turvalises pilves, kuid võimaldab töötajatel nende andmetega töötada Office365 tuttavate tööriistade abil – see on täpselt see, mida hübriidintegratsioon pakub.

Piltdiagramm: Eesti andmekeskus kohalike serveritega ja Office365 pilveteenused, ühendatud turvaliste andmevoogudega – illustratsioon hübriidpilve integratsioonist.

Tehnilised sammud integreerimiseks

1. Hübriidarhitektuuri planeerimine

Enne integreerimist tuleks läbi viia põhjalik analüüs, mis meenutab ehitustööde planeerimist – vundament peab olema tugev, et kogu süsteem töötaks tõrgeteta:

  • Määrake, millised andmed ja rakendused jäävad kohalikku pilve (näiteks isikuandmed, finantsdokumendid)
  • Hinnake võrgu latentsust ja läbilaskevõimet erinevate asukohtade vahel
  • Planeerige kasutajate autentimise voog kõikidele süsteemidele ligipääsuks
  • Määratlege varunduse ja taastamise strateegiad, et tagada andmete kättesaadavus ka kriisiolukordades

Üks meie klient, Eesti mitmekülgne finantsettevõte, kaardistas enne projekti algust kogu oma andmevoo, mis võimaldas neil selgelt määratleda, millised andmed peavad kindlasti jääma Eestisse ja millised võivad liikuda globaalsesse Microsoft pilve.

2. Identiteedihalduse seadistamine

Identiteedihaldus on hübriidkeskkonna nurgakivi – see on justkui turvavärav, mis tagab, et ainult õiged inimesed pääsevad ligi õigetele ressurssidele:

  • Kasutage Microsoft Entra Connect (endine Azure AD Sync) kohaliku Active Directory sünkroniseerimiseks
  • Valige sobiv autentimismeetod:
    • Paroolihash sünkroniseerimine (PHS) – lihtsaim, kuid vähem turvaline variant
    • Ühekordne sisselogimine (SSO) – tasakaalustatud lahendus enamikule ettevõtetele
    • Azure AD FS integratsioon – kõige rohkem kontrolli pakkuv, kuid keerukam lahendus

On oluline meeles pidada, et kasutajad ei tohiks tajuda erinevust sisse logides – nad peaksid saama ühtse kogemuse olenemata sellest, kas nad pääsevad ligi kohalikele või pilveressurssidele.

3. Kohalike serverite integreerimine

Suurematel ettevõtetel on sageli olemasolevad süsteemid, mis vajavad integreerimist Office365 keskkonnaga. See meenutab erinevate jõgede ühendamist ühtseks süsteemiks:

  • Exchange Server hübriidkonfiguratsioon e-posti teenuste jaoks, mis võimaldab sujuvat postkastide liikumist
  • SharePoint Server integreerimine SharePoint Online'iga dokumentide halduseks
  • Skype for Business Server integreerimine Microsoft Teamsiga kommunikatsiooni tagamiseks

Näiteks saab kohalik Exchange Server toimida nii, et mõned postkastid asuvad kohalikus serveris (näiteks juhatuse liikmete omad), samas kui enamik töötajate postkaste on pilves, kuid kasutajad ei märka erinevust.

Diagramm: Hübriid IT-arhitektuur, kus kohalikud serverid (Active Directory, Exchange, SharePoint) on ühendatud Office365 pilvega, ühtse sisselogimise ja turvakihiga.

4. Andmete migreerimine ja sünkroniseerimine

Andmete liikumine kohaliku ja pilvekeskkonna vahel peab olema sujuv ja usaldusväärne, nagu hästi õlitatud masinavärk:

  • Seadistage OneDrive for Business sünkroniseerimine kohalike failiserveritega
  • Looge SharePointi hübriidtaksonoomia ja otsingu integratsioon, et kasutajad leiaksid dokumentid üles olenemata nende asukohast
  • Rakendage andmete klassifitseerimise poliitikad, et määrata andmete asukoht nende tundlikkuse põhjal
  • Automatiseerige andmete liikumine keskkondade vahel vastavalt ärireeglitele

Üks tootmisettevõte Eestis on näiteks seadistanud süsteemi, kus kõik kliendiga seotud failid salvestatakse automaatselt kohalikku SharePoint serverisse, samas kui üldine ettevõttesisene dokumentatsioon asub SharePoint Online'is.

Parimad praktikad integratsioonil

Turvalisuse tagamine

Hübriidkeskkonna turvalisus nõuab mitmetasandilist lähenemist, sarnaselt kindlusele, millel on mitu kaitseliini:

  • Rakendage kaheastmeline autentimine kõigile kasutajatele, et vältida paroolivargusest tulenevaid rünnakuid
  • Kasutage Microsoft Defenderi automaatseid kaitsemehhanisme ohtude tuvastamiseks ja blokeerimiseks
  • Seadistage tingimuslik juurdepääs tundlikele ressurssidele (näiteks lubades ligipääsu vaid teatud asukohtadest või seadmetest)
  • Krüptige andmed nii liikumisel kui ka säilitamisel, kasutades tööstusstandardi krüpteerimismeetodeid

Üks finantssektori ettevõte rakendas näiteks reeglit, kus väljastpoolt Eestit pärinevad ligipääsutaotlused vajavad täiendavat autentimist, vähendades sellega märkimisväärselt volitamata ligipääsuüritusi.

Jõudluse optimeerimine

Hübriidkeskkonna jõudlus sõltub mitmetest faktoritest ja sarnaneb kiirtee projekteerimisega – liiklus peab olema sujuv ja ülekoormusi tuleb vältida:

  • Optimeerige võrguühendused kohaliku ja pilvekeskkonna vahel, tagades piisava ribalaiuse
  • Kasutage Azure ExpressRoute'i või muid kiireid ühendusi otseühenduseks Microsoft pilvesse
  • Seadistage sisuvõrgu (CDN) teenused korduvkasutatavatele ressurssidele nagu pildid või videod
  • Monitoorige pidevalt jõudlusnäitajaid ja kohandage vastavalt, kasutades näiteks Azure Monitor või kohalikke monitoorimislahendusi

Üks jaekaubandusettevõte avastas jõudluse monitoorimise käigus, et nende õhtune varundusprotsess aeglustas oluliselt Office365 keskkonda. Ajakava kohandamine lahendas probleemi ilma täiendavaid kulutusi tegemata.

Kasutajate kogemuse ühtlustamine

Kasutajate jaoks peaks hübriidkeskkond tunduma ühtne, nagu nad kasutaksid ühte terviklikku süsteemi:

  • Pakkuge ühtset sisselogimiskogemust kõigile teenustele, kasutades SSO lahendusi
  • Koolitage kasutajaid mõistma, millised andmed asuvad kus ja miks see oluline on
  • Looge selged juhised erinevate teenuste kasutamiseks, eriti kui töövood hõlmavad nii kohalikke kui ka pilverakendusi
  • Koguge regulaarselt tagasisidet ja tehke vajalikke kohandusi, et parandada kasutajakogemust

IT-juhtidel on kasulik mõelda hübriidkeskkonnale kui ühele süsteemile, mille eri osad asuvad lihtsalt erinevates kohtades. Mida läbipaistvam see kasutajatele on, seda vähem tekib segadust ja kasutajatugi on lihtsam.

Kontoritiim kasutab ühises töökeskkonnas hübriidpilve ja Office365 rakendusi, ekraanidel nähtav turvaline ja GDPR-ile vastav lahendus – sümboliseerib tootlikkust ning ühtset kasutajakogemust.

Ärilised eelised integratsioonist

Kulude optimeerimine

Hübriidlahendus võimaldab kulude paremat kontrolli, toimides nagu tark investeerimisportfell, kus ressursid on jaotatud optimaalselt:

  • Vähendage andmete liikumise kulusid, hoides kohalikult kasutatavad andmed kohalikus pilves
  • Optimeerige litsentsikasutust vastavalt tegelikele vajadustele, vältides ülemaksmist
  • Kasutage olemasolevat riistvara maksimaalse efektiivsusega, pikendades investeeringute eluiga
  • Planeerige järkjärgulist üleminekut, vältides suuri ühekordseid investeeringuid ja võimaldades kulude hajutamist

Üks tootmisettevõte vähendas oma IT-kulusid 23% pärast hübriidarhitektuuri rakendamist, säilitades olemasolevad serverid prioriteetsete andmete jaoks ja viies ülejäänud Office365 keskkonda.

Produktiivsuse tõstmine

Integratsioon toob kaasa mitmeid produktiivsuse eeliseid, toimides kui katalüsaator ettevõtte digitaalses transformatsioonis:

  • Kasutajad saavad kasutada Microsoft 365 Copilot AI-tööriistu igapäevatöös, kiirendades dokumentide loomist ja andmeanalüüsi
  • Ühine OneDrive ja SharePoint võimaldavad keskset andmehaldust, vältides failide duplikeerimist
  • Teams ja Exchange tagavad sujuva kommunikatsiooni olenemata kasutaja asukohast
  • Skaleeritav salvestusruum (kuni 6 TB) annab piisavalt ruumi kõigile dokumentidele, vabastades IT-meeskonna pideva ketaste laiendamise vajadusest

"Enne Office365 ja kohaliku pilve integratsiooni kulus meie juristidel kuni 30 minutit päevas lihtsalt õigete dokumentide leidmiseks. Nüüd on kõik ühes kohas ja kergesti leitav," märkis ühe õigusbüroo IT-juht pärast integratsiooni.

Regulatiivne vastavus

Eriti Euroopa ettevõtete jaoks on oluline, et andmehaldus vastaks kõikidele regulatiivsetele nõuetele, mis on nagu keeruline malelaud, kus kõik käigud peavad olema hoolikalt läbi mõeldud:

  • Andmete säilitamine kohalikus pilves aitab täita GDPR nõudeid ja teisi andmekaitse regulatsioone
  • Täpsem kontroll tundlike andmete üle võimaldab rakendada erinevaid turvanõudeid erinevatele andmetüüpidele
  • Parem auditeerimise võimekus tagab, et saate alati tõendada, kes, millal ja millistele andmetele ligi pääses
  • Kohalikele seadustele vastav andmehaldus vähendab regulatiivset riski ja potentsiaalseid trahve

Tervishoiusektori ettevõtted hindavad eriti võimalust säilitada patsientide andmeid kohalikult, tagades samal ajal meditsiinipersonalile sujuva juurdepääsu Office365 tootlikkuse tööriistadele.

Kokkuvõte

Office365 ja kohaliku pilve integreerimine pakub suurtele ettevõtetele paindlikkust, turvalisust ja kulude optimeerimist. See on nagu parima kvaliteediga rätsepaülikond – kohandatud täpselt teie ettevõtte vajadustele. Õigesti planeeritud ja rakendatud hübriidlahendus võimaldab kasutada mõlema keskkonna eeliseid, tagades samal ajal vastavuse regulatsioonidele ja ärivajadustele.

ProIT pakub terviklikke lahendusi Office365 ja kohaliku pilve integreerimiseks, aidates ettevõtetel luua turvalise ja efektiivse IT-keskkonna. Meie eksperdid aitavad planeerida, rakendada ja hallata hübriidarhitektuuri, mis vastab teie ettevõtte spetsiifilistele vajadustele, pakkudes nii kohalikke pilveteenuseid kui ka ekspertiisi parimate rahvusvaheliste lahenduste integreerimiseks.