Sharepointi ja teams koostöö võimalused

Sissejuhatus

See lehekülg on mõeldud IT-juhtidele, kes soovivad mõista kuidas Microsoft SharePoint ja Teams koos töötavad ning kuidas neid rakendusi saab tõhusalt integreerida ettevõtte koostöö parandamiseks. Tutvustame integratsiooni eeliseid ja pakume praktilisi juhiseid süsteemide optimaalseks seadistamiseks ja kasutamiseks.

Mis on SharePoint ja Teams

Microsoft SharePoint on dokumendihalduse ja sisu jagamise platvorm, mis võimaldab ettevõtetel luua veebisaite, jagada faile ja hallata dokumente struktureeritud keskkonnas. Microsoft Teams on seevastu kommunikatsiooni- ja koostööplatvorm, mis ühendab vestlused, videokoosolekud ja failide jagamise ühtsesse kasutajaliidesesse.

Need kaks tööriista moodustavad ettevõtte digitaalse töökeskkonna selgroo. Office365 tugiteenused näitavad, et korralikult konfigureeritud pilvelahendused võivad tõsta ettevõtte tootlikkust kuni 20%. Teams põhineb Microsoft 365 gruppidel ja Microsoft Graphil ning kasutab Microsoft Entra ID identiteete, samas kui SharePoint pakub dokumentide ja sisu struktuuri ning haldust.

Peamised eelised koos

SharePointi ja Teamsi integreeritud kasutamine pakub mitmeid eeliseid:

• Tsentraliseeritud dokumendihaldus – Kõik Teamsis jagatud failid salvestatakse automaatselt vastavas SharePointi saidil, võimaldades ühtset versioonihaldust ja paremat organiseeritust.
• Täiustatud turvalisus – Ühendatud süsteemid kasutavad samu ettevõtte tasemel turvameetmeid, pakkudes terviklikku kaitset tundlikele andmetele.
• Sujuv koostöö – Meeskonnaliikmed saavad dokumente reaalajas koos redigeerida ilma e-posti teel failide saatmiseta.
• Parem otsitavus – Mõlema süsteemi integreerimine võimaldab leida sisu olenemata sellest, kas kasutaja otsib Teamsist või SharePointist.
• Automatiseeritud protsessid – Power Automate'i kasutamine võimaldab luua töövoogusid, mis ühendavad mõlemad platvormid.

Uuringud näitavad, et õigesti seadistatud koostöökeskkond võib vähendada töökoormust kuni 40% rutiinsete ülesannete automatiseerimise kaudu.

Kuidas need omavahel integreeruvad

SharePoint ja Teams on omavahel sügavalt integreeritud juba arhitektuuri tasemel:

• Automaatne saidi loomine – Uue meeskonna loomisel Teamsis luuakse automaatselt SharePointi sait ja Microsoft 365 grupp.
• Kanalite ja failide vastavus – Iga standardkanal Teamsis on ühendatud SharePointi dokumenditeegi kaustaga, kuhu salvestatakse kõik kanalisse laaditud failid.
• Privaatsed kanalid – Iga privaatne ja jagatud kanal loob oma eraldi SharePointi saidi täiendava turvalisuse tagamiseks.
• Teams vahekaardid – SharePointi saite ja nende sisu saab integreerida otse Teamsi kanalisse vahekaartidena, võimaldades lihtsat juurdepääsu.
• Ühine otsing – Otsing ühes süsteemis hõlmab tulemusi mõlemast, pakkudes sujuvat kasutajakogemust.

Näiteks, kui loote Teamsis projekti jaoks uue kanali, siis selle kanali failide vahekaart on tegelikult vaade vastavale SharePointi dokumenditeegi kaustale.

Automatisatsioon ja töövood

SharePointi ja Teamsi koostöö võimaldab luua võimsaid automatiseerimislahendusi:

• Power Automate töövood – Saate luua töövoogusid, mis reageerivad sündmustele ühes süsteemis ja käivitavad tegevusi teises (nt teavituse saatmine Teamsi, kui SharePointis muudetakse olulist dokumenti).
• Teavituste haldamine – Automatiseeritud teavitused võimaldavad meeskonnaliikmetel olla kursis oluliste muudatustega, ilma et peaks pidevalt kontrollima.
• Heakskiidu protsessid – Dokumentide kinnitamine ja kooskõlastamine saab toimuda läbi integreeritud töövoogude.
• Andmete kogumine ja analüüs – Forms ja Power BI integratsioon võimaldab koguda andmeid ja neid visualiseerida Teamsi kanalites.
• AI-põhised lahendused – Uusimad arendused pakuvad AI-agente, mis aitavad dokumentide haldust ja koostööd veelgi efektiivsemaks muuta.

Näiteks võib IT-osakond seadistada automatiseeritud töövoo, mis loob uue SharePointi saidi projekti käivitamisel ja määrab automaatselt õigused vastavalt projekti meeskonnale.

Samm-sammult juurutusjuhis IT-juhile

Edukaks SharePointi ja Teamsi integreerimiseks järgige neid samme:

1. Analüüsige organisatsiooni vajadusi – Kaardistage, millised meeskonnad ja projektid vajavad koostöökeskkonda.
2. Kujundage õiguste mudel – Määrake, kes peaks millele ligi pääsema ja millist tüüpi sisu kus hoitakse.
3. Planeerige struktuur – Otsustage meeskondade, kanalite ja SharePoint saitide hierarhia.
4. Seadistage hub saidid – Suurettevõtetes kasutage hub saite seotud saitide ühendamiseks.
5. Migreerige andmed – Viige olemasolevad dokumendid ja failid uude struktuuri.
6. Konfigureerige automatiseerimised – Seadistage vajalikud töövood Power Automate'iga.
7. Viige läbi testimine – Kontrollige süsteemi toimimist piiratud kasutajagrupi peal.
8. Koolitage kasutajaid – Tagage, et kõik oskavad uusi tööriistu efektiivselt kasutada.

Suurettevõtete jaoks on eriti oluline Office365 litsentside strateegiline valik, mis vastab tegelikele vajadustele ja tuleviku kasvule.

Turvalisus ja nõuetele vastavus

SharePointi ja Teamsi ühendatud kasutamisel tuleb pöörata tähelepanu ka turvalisusele:

• Identiteedihaldus – Kasutage Microsoft Entra ID-d kasutajate autentimiseks ja juurdepääsu haldamiseks.
• Andmete klassifitseerimine – Määrake andmete tundlikkus ja rakendage vastavad poliitikad.
• Kaheastmeline autentimine – Rakendage MFA kõigile kasutajatele turvalisuse suurendamiseks.
• Tingimustega juurdepääs – Piirake juurdepääsu vastavalt seadmele, asukohale ja muudele tingimustele.
• Auditlogi – Jälgige tegevusi süsteemides regulaarselt.
• Varundus – Tagage andmete regulaarne varundamine ja taastamine.

Ettevõtted peaksid samuti kaaluma hübriidkonfiguratsiooni, mis võimaldab tundlikke andmeid hoida kohalikus serveris ja vähem tundlikke andmeid pilves.

Parimad praktikad ja soovitused

Siin on mõned parimad praktikad SharePointi ja Teamsi koos kasutamiseks:

• Selge governance mudel – Määrake reeglid ja standardid ressursside loomiseks ja haldamiseks.
• Struktuuri standardiseerimine – Looge ühtne nimetamise ja struktureerimise konventsioon.
• Metaandmete kasutamine – Rakendage SharePointi metaandmeid dokumentide paremaks organiseerimiseks.
• Regulaarne koolitus – Tagage, et kasutajad on kursis uusimate funktsioonidega.
• Hub saitide kasutamine – Kasutage hub saite, et ühendada seotud saidid osakonna, projekti või piirkonna põhjal.
• Vältige liigset jagamist – Jälgige, et tundlikud dokumendid oleksid jagatud ainult vajaduse põhiselt.
• Mõõtke kasutust – Analüüsige, kuidas süsteeme kasutatakse, et teha andmepõhiseid otsuseid.

Eesti tootmisettevõtte näitel võib kliendiga seotud failid hoida kohalikus SharePoint serveris ja üldist dokumentatsiooni SharePoint Online'is.

Lõppkokkuvõte ja järgmised sammud

SharePointi ja Teamsi integreeritud kasutamine pakub ettevõtetele võimsa lahenduse koostöö tõhustamiseks ja dokumentide haldamiseks. Õigesti planeeritud ja juurutatud lahendus võib oluliselt suurendada tootlikkust, parandada info leitavust ja turvalisust ning vähendada administratiivset koormust.

Kui soovite oma ettevõttes rakendada SharePointi ja Teamsi integreeritud lahendust või vajate tuge olemasoleva süsteemi optimeerimiseks, võtke ühendust Pro IT-ga, ainsa Ruckus Eliitpartneriga Baltikumis ja Põhjamaades, kes pakub terviklikke IT tugiteenuseid nii Eestis kui ka kogu regioonis.