Microsoft Office 365 litsentside tüübid ja nende äriväärtus

Sissejuhatus

Microsoft Office 365 ja Teams on tänapäeva ettevõtete digitaalse töökeskkonna alustalad. IT-juhtidele on oluline mõista erinevaid litsentsivõimalusi, et tagada organisatsioonile optimaalne lahendus, mis vastab vajadusele ja eelarvele. Alates 2024. aastast on Microsoft teinud olulisi muudatusi oma litsentsimudelites, eriti seoses Teamsiga. Muudatused mõjutavad otseselt ettevõtete IT-kulusid ja töökorraldust, mistõttu on strateegiline litsentside valik muutunud veelgi olulisemaks. Just nagu maja ehitamisel on vundament kriitilise tähtsusega, on ka digitaalse töökeskkonna puhul õiged litsentsivalikud kogu IT-infrastruktuuri aluseks. Järgnevalt anname ülevaate peamistest litsentsivariantidest ja nende äriväärtusest.

Infograafiline kujutis, mis illustreerib kolme Microsoft Office 365 litsentsitaset: Business, Enterprise ja spetsialiseeritud litsentsid; rõhutatakse, et Teams on nüüd eraldi lisanduv toode koos hinnasümboliga

Olulised muudatused litsentsimudelis

Alates 1. aprillist 2024 on Microsoft teinud globaalseid muudatusi oma litsentsimudelis:

  • Microsoft 365 ja Office 365 komplektid on nüüd Teamsita, sarnaselt varem EEA piirkonnas tehtud muudatustele
  • Teams on saadaval eraldi litsentsina, mis võimaldab paindlikumat lähenemist
  • Olemasolevad litsentsid (koos Teamsiga) säilivad, kuid uute müük on lõpetatud
  • Muudatused mõjutavad kõiki uusi litsentsiostusid globaalselt

Need muudatused tulenevad Euroopa Komisjoni antitrusti uurimisest, mis sundis Microsofti Teamsi lahutama komplektidest. See otsus tulenes vajadusest tagada aus konkurents koostöötarkvara turul. Hiljem laiendas Microsoft seda lähenemist kogu maailmale, et tagada ühtne litsentsimudel ja vältida segadust erinevate regioonide vahel.

Kontseptuaalne diagramm, mis näitab IT-juhti uurimas Office 365 paketti ja eraldi Teamsi litsentsi; esile tõstetud on Teamsi eemaldamine paketist ja lisandumine eraldi tootena, taustal on kalender kuupäevaga 1. aprill 2024 ning valuutamärgid kulude rõhutamiseks

Office 365 litsentside põhitüübid

Business litsentsid (väiksematele ettevõtetele)

Sobivad kuni 300 kasutajaga ettevõtetele:

  • Microsoft 365 Business Basic – põhilised veebipõhised rakendused ja e-post
  • Microsoft 365 Business Standard – lisanduvad töölauarakendused nagu Word, Excel, PowerPoint täisversioonid
  • Microsoft 365 Business Premium – täiendatud turvalisus ja seadmehaldus, sisaldades ka täiustatud ohtude kaitset

Kõigi nende juurde tuleb nüüd soetada eraldi Teamsi litsents, kui soovite kasutada Teamsi funktsionaalsust. See lisab täiendava kulukomponendi, mida ettevõtted peavad oma eelarves arvestama.

Enterprise litsentsid (suurematele organisatsioonidele)

Sobivad piiramatu kasutajate arvuga ettevõtetele:

  • Office 365 E1 – põhilised veebipõhised rakendused ja koostöövahendid

  • Office 365 E3 – lisanduvad töölauarakendused ja täiendavad turvafunktsioonid

  • Office 365 E5 – täiendatud analüütika, turvalisus ja häälkõned

  • Microsoft 365 E3 – Office 365 E3 + Windows 10/11 E3 + Enterprise Mobility + Security E3

  • Microsoft 365 E5 – Office 365 E5 + Windows 10/11 E5 + Enterprise Mobility + Security E5

Enterprise litsentsid pakuvad laiemaid võimalusi ja suuremaid kontrollivõimalusi, mis teeb need sobivaks keerukamate IT-infrastruktuuridega suurettevõtetele.

Erilitsentsid

  • Frontline töötajatele: Microsoft 365 F1/F3 – spetsiaalselt esiliini töötajate vajadustele
  • Haridusasutustele: Microsoft 365 A3, Office 365 A1 – kohandatud hariduskeskkonna nõuetele
  • Teams Phone – kõneplaanid ja telefonisüsteemi funktsionaalsus integreeritud lahendusena

Nende spetsialiseeritud litsentside eesmärk on pakkuda konkreetsete kasutajate vajadustele vastavaid tööriistu ilma lisakulutusteta funktsionaalsuse eest, mida ei vajata.

Teamsi litsentsid ja lisavõimalused

Nüüd, kui Teams on eraldatud põhikomplektidest, saab seda juurde osta eraldi litsentsina. Lisaks on olemas:

  • Teams Phone – lisab telefonisüsteemi võimalused, asendades traditsioonilisi PBX süsteeme
  • Teams Rooms – koosolekuruumide lahendused, mis ühendavad füüsilised ja virtuaalsed kohtumised
  • Teams Premium – täiendatud koosolekufunktsioonid, turvalisus ja isikupärastamine, näiteks AI-põhine transkriptsioon

Microsofti ametlikud dokumendid pakuvad täpsemat teavet Teamsi lisalitsentside kohta, sealhulgas spetsiifilised funktsioonide võrdlused ja hinnastamisstrateegiad.

Litsentside valimine ettevõttele

Väiksemad ettevõtted (kuni 300 kasutajat)

Väiksemate ettevõtete jaoks on tihti optimaalne valik:

  • Microsoft 365 Business Standard + Teamsi eraldi litsents – tasakaalustatud lahendus enamike väikeettevõtete igapäevavajadusteks
  • Microsoft 365 Business Premium, kui vajate täiendatud turvalahendusi, eriti kaugtöö ja BYOD poliitikate puhul

Väiksemad ettevõtted peaksid kaaluma, millised tööriistad on igapäevatöös tõeliselt vajalikud, et vältida liigset kulutamist.

Keskmised ja suured ettevõtted

Suuremate organisatsioonide jaoks on tavaliselt sobilikud:

  • Microsoft 365 E3 + Teamsi eraldi litsents – tasakaalustatud lahendus enamikele ettevõtetele, pakkudes laialdasi koostöövõimalusi
  • Microsoft 365 E5 + Teamsi eraldi litsents – organisatsioonidele, kes vajavad tipptasemel turva- ja analüütikafunktsioone, nagu pilve-App Security või Advanced Threat Protection

Suuremad organisatsioonid saavad kasu ka erinevate litsentsitasemete kombineerimisest erinevate kasutajagruppide jaoks, mis aitab kulusid optimeerida.

Litsentside äriväärtus

Tootlikkus ja koostöö

Office 365 litsentsid võimaldavad:

  • Reaalajas koostööd dokumentidega, mis vähendab dubleerimist ja versioonikonfliktide riski
  • Koosolekuid ja suhtlust (Teamsi lisalitsentsiga), mis ühendab erinevad suhtluskanalid ühtses liideses
  • Kalendri- ja e-posti integratsiooni, hõlbustades planeerimist ja ajaplaneerimist
  • Failide jagamist ja koostöövõimalusi, mis vähendab e-posti teel dokumentide vahetamise vajadust

Ühes hiljutises uuringus leiti, et ettevõtted, kes kasutavad integreeritud koostöölahendusi, kogevad keskmiselt 20% tõusu projektide lõpuleviimise kiiruses.

Turvalisus ja nõuetele vastavus

Kõrgemad litsentsitasemed (eriti E5 ja Business Premium) pakuvad:

  • Täiustatud ohutõrjet, mis kaitseb ettevõtteid kaasaegsete küberrünnakute eest
  • Tundliku info kaitset, võimaldades klassifitseerida ja kaitsta konfidentsiaalseid andmeid
  • Vastavust regulatiivsetele nõuetele, mis on eriti oluline finants- ja tervishoiusektoris
  • Täiendatud identiteedihaldust, sealhulgas mitmetasandilise autentimise laiendatud võimalusi

Need turvafunktsioonid vähendavad oluliselt andmelekete riski, mis Ponemon Institute'i uuringu kohaselt võib keskmiselt maksma minna üle 4 miljoni euro juhtumi kohta.

Ekraani jagatud kujutis: vasakul Office 365 ja Teamsi kasutajad koostöös dokumendiga ja videokoosolekul, paremal turvakilbid ja vastavust tähistavad märgid, illustreerimas kõrgemate litsentside pakutavat turvalisust ja tööviljakuse kasvu

Kulude optimeerimine

Litsentside õige valik aitab:

  • Vältida ülemaksmist funktsioonide eest, mida ei kasutata, kohandades litsentse kasutajagruppide vajaduste järgi
  • Tagada, et kasutajatel on just neile vajalikud tööriistad, suurendades tootlikkust
  • Lihtsustada IT-haldust ja vähendada töökoormust tänu integreeritusele ja tsentraliseeritud haldusele
  • Optimeerida investeeringute tasuvust (ROI) strateegilise litsentsivaliku kaudu

Kokkuvõte

Microsoft Office 365 ja Teams litsentside valimine on strateegiline otsus, mis mõjutab ettevõtte tootlikkust, turvalisust ja IT-kulusid. Uue litsentsimudeliga, kus Teams on eraldatud põhikomplektidest, on oluline hoolikalt analüüsida oma organisatsiooni vajadusi ja optimeerida litsentsistrateegia vastavalt.

Pro IT pakub tuge litsentside valimisel ja juurutamisel, et tagada teie ettevõttele optimaalne lahendus. Meie spetsialistid aitavad navigeerida keerulises litsentsimaastikus ja leida teie vajadustele vastava kombinatsiooni, lähtudes nii praegustest vajadustest kui ka tuleviku kasvuperspektiividest.