Teamsi koosolekute salvestamise planeerimine ja haldamine

Koosolekute salvestamise planeerimine ja õigused

IT-osakond peab esmalt veenduma, et organisatsiooni poliitikad ja litsentsid toetavad salvestamise funktsiooni igapäevatöös.

Salvestamise õigus on reeglina koosoleku korraldajal või esinejal, kuid seda saab tsentraalselt piirata. Neid õigusi saab hallata vastavalt ettevõtte sisemistele IT juurdepääsu haldamise reeglitele ja rollidele. Kõik Microsoft 365 Business ja Enterprise paketid sisaldavad vaikimisi salvestusvõimekust. Täpsemad seadistused ja lisavõimalused sõltuvad aga alati valitud litsentsi tüübist. Teams Premium litsentsi puhul saavad korraldajad veelgi täpsemalt määrata, kes tohib transkriptsiooni ja salvestamist algatada. Erinevate pakettide ja nende võimaluste kohta saab täpsemalt lugeda lehelt Teams litsentsid.

• Veenduge, et nii korraldajal kui ka salvestuse algatajal on vajalikud süsteemsed õigused.
• Ühe koosoleku kohta saab salvestust läbi viia ainult üks isik korraga.
• Mobiilirakenduses on salvestamine võimalik vaid juhul, kui osalejaid on vähemalt kolm.
• Automaatse salvestamise funktsiooni saab aktiveerida juba koosoleku planeerimise faasis.

Salvestuse läbiviimine ja osalejate nõusolek

Koosoleku salvestus hõlmab tavaliselt audiot, videot, ekraanijagamist ja PowerPoint Live esitlusi. Salvestamise alustamisel saavad kõik osalejad kohese automaatse teavituse oma ekraanile. See on kriitiline samm privaatsuse ja läbipaistvuse tagamiseks igas suuremas organisatsioonis. IT-administraatorid saavad seadistada poliitikaid, mis nõuavad liitujatelt selget nõusolekut enne sessiooniga ühinemist. Kui osaleja keeldub nõusoleku andmisest, piirab süsteem tema õigusi ning ta jääb koosolekul vaid vaatleja rolli. Selline lähenemine aitab ettevõttel korrektselt täita rangeid andmekaitse ja GDPR nõudeid. Tehniliste takistuste vältimiseks on soovitatav enne kohtumist lahendada võimalikud Microsoft Teams heli probleemid.

• Salvestamine jätkub katkematult ka siis, kui selle algatanud isik peaks koosolekult lahkuma.
• Protsess lõppeb automaatselt, kui viimane inimene lahkub või kui see käsitsi seisatakse.
• Süsteem suudab luua automaatse transkriptsiooni, mis lihtsustab hilisemat tekstipõhist otsingut.
• Kvaliteetse salvestuse tagamiseks on oluline kasutada ettevõtte poolt heakskiidetud seadmeid.

Salvestuste talletamine ja asukohad

Tänapäeval ei liigu Teamsi salvestused enam vanasse Streami keskkonda, vaid need talletatakse kaasaegsetele pilveplatvormidele. Tavapärased kalendripõhised kohtumised salvestatakse automaatselt korraldaja isiklikku OneDrive for Businessi kausta nimega “Recordings”. Kanalipõhiste koosolekute puhul liigub fail aga otse vastava meeskonna SharePointi saidi kataloogi. Selline süsteem muudab failihalduse ja meeskondliku koostöö märksa loogilisemaks ja kiiremaks. Täpsemat infot selle sünergia kohta pakub artikkel Sharepointi ja Teams koostöö võimalused. Failide kättesaadavuse tagamiseks tasub jälgida, et Onedrive veakoodid ei takistaks andmete õigeaegset sünkroonimist.

• Tavakoosolekute failid asuvad turvaliselt korraldaja OneDrive’i pilvekeskkonnas.
• Kanalikoosolekute salvestused on leitavad meeskonna ühiselt SharePointi saidilt.
• Mobiilirakenduse kaudu tehtud salvestused on vestlusaknas nähtavad ja kättesaadavad 30 päeva.
• Kasutajad saavad salvestusi mugavalt vaadata otse vestlusest, kalendrist või pilvekaustast.

Jagamine ja ligipääsu haldamine

Pärast koosoleku lõppu on salvestus kõigile asjaosalistele kättesaadav mitmes mugavas asukohas. Faili leiab hõlpsalt üles koosoleku vestlusest, kalendri kirjest või otse organisatsiooni failihaldusest. Salvestuse omanikul on täielik kontroll selle üle, kes tohib faili vaadata või seda alla laadida. Välistele partneritele juurdepääsu andmine nõuab tavaliselt eraldi loa määramist või otselingi jagamist. Turvalisuse tagamiseks on mõistlik rakendada Office365 kasutajate haldamise parimaid praktikaid. Nii väldite tundliku siseinfo juhuslikku sattumist ebasobivate isikute kätte. Täiendava turvakihi loomiseks peab kõigil kasutajatel olema aktiveeritud kaheastmeline autentimine.

• Sisemised osalejad saavad salvestusele tavaliselt kohese ja automaatse vaatamisõiguse.
• Väliskülalistele tuleb juurdepääsuks saata otselink või anda käsitsi vastav luba.
• Microsoft Streami rakendus võimaldab salvestatud sisu mugavalt tarbida ka mobiilsetes seadmetes.
• IT-juhid saavad poliitikatega piirata salvestuste jagamist väljaspoole ettevõtte piire.

Aegumine ja arhiveerimise poliitikad

Vaikimisi on Microsoft Teamsi salvestustele määratud automaatne aegumisperiood, et hoida pilveruum optimaalsena. Tavaliselt on see periood 120 päeva, mille möödumisel liigub fail automaatselt prügikasti. IT-juhid saavad seda aega vastavalt ettevõtte andmesäilitusreeglitele pikendada või aegumise üldse tühistada. Oluline on silmas pidada, et ärikriitilised salvestused peavad olema alati kaetud regulaarse varundamise protsessiga. Kõik arhiveerimise poliitikad peaksid olema kooskõlas üldiste pilveteenuste turvalisuse standarditega. Prügikasti sattunud faile on võimalik piiratud aja jooksul veel süsteemist taastada.

• Teams Admin Center võimaldab administraatoritel muuta organisatsiooniülest aegumisaega.
• Kasutajad saavad üksikute tähtsate salvestuste puhul aegumiskuupäeva käsitsi muuta.
• Aegunud failid säilitatakse prügikastis teatud perioodi vältel enne lõplikku kustutamist.
• Andmesäilituse reeglid peavad vastama kehtivatele seadustele ja sise-eeskirjadele.

Administreerimine ja seadistused IT-juhile

Keskne haldus toimub Microsoft Teamsi halduskeskuses spetsiaalses koosolekupoliitikate jaotises. Seal saavad IT-juhid luua erinevaid profiile vastavalt osakondade spetsiifikale ja töö iseloomule. On võimalik täpselt määrata, kes tohib salvestada ning millisesse asukohta need andmed liiguvad. Finants- või õigussektoris võib osutuda vajalikuks seadistada ka automaatne vastavussalvestus. Täpsemaid tehnilisi juhiseid süsteemi konfigureerimiseks leiab artiklist kuidas seadistada Microsoft Teamsi. Suuremate muudatuste tegemiseks saab IT-osakond edukalt kasutada PowerShell käske. Võrgu koormuse optimeerimiseks tasub üle vaadata ka Teams ühenduse probleemid käsitlev juhend.

• Kasutage poliitikaid, et piirata salvestusõigusi ainult vajalikele kasutajagruppidele.
• Jälgige regulaarselt SharePointi ja OneDrive’i salvestusmahtude täitumist organisatsioonis.
• Rakendage QoS seadistusi, et tagada videoülekannete stabiilsus ka suure koormuse korral.
• Vajadusel integreerige süsteemiga kolmanda osapoole lahendusi pikaajaliseks arhiveerimiseks.

Pro IT meeskond on kogenud partner suurte organisatsioonide Microsoft 365 keskkondade optimeerimisel. Aitame seadistada turvalisi salvestuspoliitikaid ja tagada, et teie IT-taristu toetaks tõhusat koostööd. Kui vajate abi pilveteenuse haldamisel või süsteemide auditeerimisel, võtke meiega ühendust.