Office365 ja SharePoint: vajalikud tööriistad IT juhtidele

Mis on Microsoft 365 SharePoint?

SharePoint on Microsoft 365 paketi osa, mis võimaldab ettevõtetel luua veebisaite, jagada ja hallata dokumente ning teha meeskondlikku koostööd. See on keskne platvorm, kus saab organiseerida, talletada ja jagada ettevõtte infot. SharePoint toimib organisatsiooni digitaalse selgroona, võimaldades luua struktureeritud infokeskkonna, mis kasvab koos ettevõttega. Platvorm pakub laialdasi võimalusi dokumentide haldamiseks, tööprotsesside automatiseerimiseks ja meeskonnatöö tõhustamiseks. Erinevalt OneDrive'ist, mis on mõeldud rohkem isiklikuks kasutamiseks, on SharePoint loodud just organisatsioonide vajadustele, pakkudes tsentraalset kohta, kus kogu meeskond saab ühiselt töötada.

Kuidas SharePoint aitab ettevõtetel koostööd teha?

SharePoint muudab meeskonnatöö lihtsamaks mitmel viisil. Dokumente saab samaaegselt redigeerida, mis väldib segadust erinevate versioonidega – kujutage ette olukorda, kus kümme inimest töötab sama lepingudokumendiga ilma, et keegi peaks muretsema, kas nad näevad viimast versiooni. Platvorm pakub võimalust luua projekti- või meeskonnapõhiseid veebisaite, kus kogu vajalik info on ühes kohas. Uusimad SharePointi versiooonid pakuvad ka AI-põhiseid tööriistu, mis aitavad kiiresti luua spetsialiseeritud teadmisteagente, mis integreeruvad Teamsi ja Copiloti rakendusega. Microsoft on hiljuti täiendanud SharePointi võimekusi, lisades uusi AI-funktsioone nagu sektorite loomine ja FAQ webpart, mis muudavad teabe leidmise ja korraldamise veelgi lihtsamaks.

SharePoint vs OneDrive: millal kasutada kumba?

SharePoint ja OneDrive täidavad erinevaid eesmärke, kuid töötavad suurepäraselt koos:

• SharePoint on mõeldud:

  • Struktureeritud sisu haldamiseks organisatsioonis
  • Meeskonnapõhiseks koostööks ja projektideks
  • Organisatsiooni tasemel kontrollideks ja poliitikate rakendamiseks
  • Integreerimiseks teiste Microsoft 365 tööriistadega

• OneDrive sobib paremini:

  • Isiklikuks kasutamiseks ja failide hoiustamiseks
  • Väiksemate meeskondade ad-hoc failide jagamiseks
  • Kasutaja tasemel juurdepääsu kontrollimiseks
  • Lihtsaks ja kiireks failide jagamiseks kolleegidega

Võib mõelda nii, et OneDrive on teie isiklik töölaud, samas kui SharePoint on ettevõtte ühine raamatukogu. OneDrive'i uusimad täiendused hõlmavad helisummareid ja turvalisemat failide jagamist, kuid laialdasemaks ja struktureeritud koostööks sobib paremini SharePoint.

Kuidas alustada SharePointiga Office 365 keskkonnas?

SharePoint on automaatselt saadaval enamikes Microsoft 365 äripaketites. Alustamiseks järgige neid samme:

1. Logige sisse oma Microsoft 365 kontoga
2. Navigeerige rakenduste menüüs SharePointi ikoonile
3. Looge uus meeskonnatöö sait või dokumendiraamatukogu vastavalt teie meeskonna vajadustele
4. Kutsuge meeskonnaliikmed liituma, kasutades e-posti teavitusi
5. Määrake kasutajatele vastavad õigused (omanik, liige või külaline)
6. Hakake lisama dokumente ja sisu, mis on vajalik teie meeskonna tööks

Suuremates ettevõtetes on kasulik luua selge struktuur saitide ja dokumendiraamatukogude jaoks, mis peegeldaks teie organisatsiooni ülesehitust. Näiteks võite luua eraldi saidid osakondade jaoks ja alamüksused spetsiifiliste projektide või töögruppide jaoks. Suurema organisatsiooni puhul tasub kaaluda IT-spetsialisti abi platvormi seadistamisel, et tagada optimaalne struktuur ja kasutajakogemus.

SharePointi turvalisus ja juurdepääsu haldamine

SharePoint pakub mitmekülgseid võimalusi turvalisuse tagamiseks, mis on eriti olulised tundlike äriteabe käitlemisel:

• Detailne juurdepääsu kontroll erinevatel tasanditel (sait, raamatukogu, dokument)
• Dokumentide versioonihaldus ja muudatuste jälgimine, mis võimaldab näha, kes ja millal dokumente muutis
• Kaheastmeline autentimine lisaturvalisuse tagamiseks
• Andmete krüpteerimine nii liikumisel kui ka säilitamisel
• Vastavuskontrollid ja auditeerimise võimalused regulatiivsete nõuete täitmiseks

IT-juhtidel on võimalik seadistada ühiseid juhtimis- ja turvalisuspoliitikaid SharePoint Server 2025 ja Microsoft 365 vahel, mis lihtsustab hübriidkeskkondade haldamist. See on eriti väärtuslik organisatsioonidele, kes kasutavad nii kohapeal majutatud kui ka pilvepõhiseid lahendusi, võimaldades ühtseid turvapoliitikaid kogu keskkonnas.

SharePointi integreerimine teiste Microsoft 365 rakendustega

SharePoint töötab sujuvalt koos teiste Microsoft 365 tööriistadega, luues tervikliku töökeskkonna:

• Teams: SharePointi dokumendid on otse Teamsis kättesaadavad, mis tähendab, et saate vestelda ja töötada dokumentidega ilma rakendustevahelise lülitamiseta
• Outlook: e-kirjadele saab lisada SharePointi dokumente linkidena, vältides suuri manuseid ja tagades, et kõik töötavad sama dokumendi uusima versiooniga
• Copilot: AI-põhine abistaja dokumentide loomiseks, kokkuvõtete tegemiseks ja info analüüsimiseks
• Power Automate: tööprotsesside automatiseerimine, näiteks dokumentide kinnitusringide või teavituste seadistamine
• Power BI: andmeanalüüs ja visualiseerimine, mis võimaldab SharePointi andmeid pöörata strateegilisteks äriinsaitideks

See sügav integratsioon tähendab, et teie meeskond saab keskenduda tööle, mitte töövahendite vahetamisele. Microsoft on täiendanud SharePointi integratsiooni võimalusi, lisades eSignature funktsionaalsuse ja parandades Copilot integreerimist, mis võimaldab dokumente intelligentselt analüüsida ja kasutajatele asjakohast infot soovitada.

Parimad praktikad SharePointi kasutamisel

IT-juhtidele soovitame järgmisi parimaid praktikaid, mis on tõestanud oma efektiivsust erinevates organisatsioonides:

1. Looge selge struktuur ja nimetamiskonventsioonid, mis muudavad info leidmise intuitiivseks
2. Koolitaga kasutajaid regulaarselt, et nad saaksid platvormi võimalusi maksimaalselt ära kasutada
3. Kasutage AI-agente teadmistebaasi loomiseks dokumentide ja saitide põhjal, mis muudab info leidmise kiireks
4. Rakendage ühiseid poliitikaid SharePoint Server ja Microsoft 365 vahel, kui kasutate hübriidlahendust
5. Automatiseerige korduvad protsessid Power Automate'i abil, näiteks dokumentide läbivaatuse ja kinnitamise töövood
6. Viige läbi regulaarseid turvalisuse auditeid, et tagada andmete kaitse
7. Optimeerige otsingu võimalused, lisades metaandmeid ja taksonoomiaid

Üks praktiline näide: suurettevõte kasutas SharePointi, et luua keskne teadmistebaas, kus iga osakond haldas oma osa. AI-agentide abil automatiseeriti uute materjalide lisamine õigetesse kategooriatesse, mis vähendas käsitsi tööd 70% võrra. Nende praktikate järgimine aitab maksimeerida SharePointi väärtust ja vähendada haldusvajadusi pikas perspektiivis.

SharePointi tulevikusuunad ja arendused

Microsoft arendab SharePointi pidevalt edasi, keskendudes eriti tehisintellekti integreerimisele. Tulevased arendused hõlmavad:

• Veelgi paremat AI-agentide integreerimist, mis suudavad ennustavalt pakkuda kasutajatele vajalikku informatsiooni
• Täiustatud automatiseerimist ja töövoogusid, mis vajavad minimaalselt käsitsi seadistamist
• Tõhusamat hübriidkeskkondade haldamist kohapealsete ja pilvepõhiste ressursside vahel
• Paremat mobiilset kogemust, mis võimaldab täisväärtuslikku tööd ka nutiseadmetest
• Täiendatud turvalisuse funktsioone, mis reageerivad uutele ohtudele

IT-juhtidel tasub jälgida Microsoft 365 teekaardi uuendusi, et olla kursis tulevaste muudatustega ja planeerida oma ettevõtte strateegiaid vastavalt. Teekaart annab hea ülevaate lähikuudel saabuvate funktsioonide kohta, mis võimaldab ennetavalt valmistuda ja koolitada oma meeskondi.

Kokkuvõte

SharePoint on võimas tööriist ettevõtete koostöö tõhustamiseks Microsoft 365 keskkonnas. See pakub laialdasi võimalusi dokumentide haldamiseks, meeskonnatöö korraldamiseks ja info jagamiseks. IT-juhtidele annab SharePoint vajalikud tööriistad, et tagada turvaline ja efektiivne töökeskkond, mis suudab kohaneda ettevõtte kasvavate vajadustega. Tehisintellekti integreerimine ja pidev arendus teevad sellest platvormi, mis vastab ka tuleviku vajadustele, aidates organisatsioonidel jääda konkurentsivõimeliseks ja produktiivseks kiiresti muutuvas digimaailmas.