Skype andmete eksportimine IT osakonna abivahendina

Suuremates ettevõtetes on andmete haldamine ja säilitamine kriitilise tähtsusega. Kuna Microsoft lõpetab Skype'i teenuse 2025. aastal ja soovitab üle minna Microsoft Teamsile, on IT-juhtidel oluline teada, kuidas organisatsiooni andmeid Skype'ist turvaliselt eksportida. See juhend annab ülevaate protsessist ja praktilistest sammudest.

Miks on Skype andmete eksportimine oluline?

Andmete eksportimine Skype'ist on vajalik mitmel põhjusel:

• Ettevõtte institutsionaalse mälu ja teadmiste säilitamine
• Vastavus GDPR ja teistele andmekaitse regulatsioonidele
• Sujuv üleminek Microsoft Teamsile ilma andmekadudeta
• Olulise äriinfo kaitse teenuse lõppemise korral
• Juriidiliste ja regulatiivsete nõuete täitmine auditeerimisel

IT-juhina vastutate selle eest, et ükski oluline vestlus, projektiplaan või fail ei läheks kaduma teenuse lõpetamisel. Näiteks võivad mitmeaastased kliendisuhted ja koostööprojektide ajalugu olla talletatud just Skype'i vestlustes, mille kadumine võib põhjustada ettevõttele märkimisväärset kahju.

Eksportimise põhimeetodid

Skype'i andmete eksportimiseks on mitu võimalust, mida saab rakendada nii individuaalselt kui ka tsentraliseeritult ettevõtte IT osakonna poolt:

1. Sõnumite ja failide eksport

Microsoft pakub ametlikku eksportimise lehte, kust saab alla laadida kogu vestluste ajaloo ja jagatud failid:

1. Minge Microsoft Support lehele
2. Logige sisse administraatori õigustega
3. Valige "Ekspordi andmed" sektsioon
4. Määrake ajavahemik ja eksporditavad andmetüübid
5. Algatage eksport

Failid salvestatakse .tar formaadis, mis sisaldab messages.json faili kõigi vestlustega. Suurte ettevõtete puhul tasub kaaluda andmete eksportimist osakondade või meeskondade kaupa, et vältida liiga suuri failisuurusi.

2. Failide dekompressimine ja lugemine

Pärast andmete allalaadimist tuleb need dekompressida:

• Windows: Kasutage käsurida tar -xvf FAILINIMI_export.tar
• Mac: Avage .tar fail otse süsteemi tööriistadega
• Vanemad Windowsi versioonid: Kasutage kolmandate osapoolte rakendusi nagu 7-Zip

Dekompressitud messages.json faili saab vaadata spetsiaalse vaaturiga, laadides alla index.html faili ja avades selle kaudu oma andmed. IT-osakond võib kaaluda ka organisatsioonisisese vaatura loomist, mis võimaldab ettevõtte vajadustele kohandatud andmete visualiseerimist.

Turvameetmed eksportimisel

Andmete eksportimisel tuleb järgida mitmeid turvameetmeid, et vältida konfidentsiaalse info lekkimist:

• Kasutage krüpteeritud ühendusi andmete allalaadimisel (TLS/SSL)
• Salvestage eksportfailid turvaliselt, eelistatult krüpteeritud kujul, kasutades näiteks BitLocker'it või vastavat macOS lahendust
• Piirake juurdepääsu eksportfailidele, rakendades ranget kasutajaõiguste haldust
• Dokumenteerige eksportimise protsess, aeg ja vastutavad isikud
• Kontrollige ja verifitseerige, et kõik vajalikud andmed on edukalt eksporditud

Pro IT soovitab luua selge andmete eksportimise poliitika, mis määratleb, kes, millal ja milliseid andmeid võib eksportida. Selline dokumenteeritud protsess aitab vältida segadust ja tagab, et olulised andmed ei lähe kaduma.

Skype'ilt Teamsile ülemineku planeerimine

Kuna Skype lõpetab tegevuse 2025. aastal, on oluline planeerida üleminek Microsoft Teamsile:

1. Eksportige kõik olulised andmed Skype'ist süstemaatiliselt ja prioriseerides ärikriitilisi vestlusi
2. Looge strateegia oluliste kontaktide ja vestluste ülekandmiseks, tagades minimaalse häire tööprotsessides
3. Koolitage kasutajaid Teamsi kasutama, pakkudes praktilisi töötube ja juhendmaterjale
4. Määrake selge ajakava üleminekuks, seades vahe-eesmärgid ja kontrollpunktid
5. Kasutage Microsoft Teamsi andmete eksportimise võimalusi uues keskkonnas

Nagu üks meie klient väljendas: "Ülemineku planeerimine Microsoft Teamsile tundus alguses hirmutav, kuid korralik andmete eksportimine Skype'ist oli üks võtmetegureid, mis muutis protsessi sujuvaks."

Levinud probleemid ja lahendused

Eksportimisel võib esineda mitmeid probleeme, millele oleme leidnud toimivad lahendused:

Probleem	Lahendus
Suured andmefailid	Eksportige andmed väiksemate ajavahemikega (nt. kvartalite kaupa) või filtreerige eksport tähtsate kontaktide järgi
Vanade failide lugemisraskused	Kasutage Microsoft soovitatud vaatureid või investeerige spetsiaalsetesse andmete analüüsi tööriistadesse
Puuduvad andmed	Kontrollige kõiki kasutajakontosid ja gruppide vestlusi, veenduge, et kõik olulised kanalid on eksporditud
Aegunud kasutajakontod	Aktiveerige kontod ajutiselt eksportimiseks, koordineerides tegevuse personaliosakonnaga
Andmete struktureerimise probleem	Looge süstemaatiline andmehalduse plaan, mis kategoriseerib vestlused projektide või funktsioonide järgi

Kokkuvõte

Skype'i andmete eksportimine on oluline samm ettevõtte kommunikatsiooni ajaloo säilitamiseks ja sujuvaks üleminekuks Microsoft Teamsile. Protsess nõuab hoolikat planeerimist, kuid õigete tööriistade ja meetoditega on see teostatav ja toetab ettevõtte tegevuse järjepidevust.

Pro IT pakub ettevõtetele tuge nii andmete eksportimisel kui ka Teamsile üleminekul, tagades, et ükski oluline vestlus või fail ei lähe kaduma. Meie IT tugiteenused aitavad teil hallata kogu protsessi turvaliselt ja efektiivselt, vähendades riske ja tõstes produktiivsust.

Küsimuste korral või abi saamiseks andmete eksportimisel võtke meiega ühendust. Pro IT kui Ruckus Eliitpartneri staatusega ettevõte Baltikumis ja Põhjamaades on valmis pakkuma teile professionaalset tuge selles olulises üleminekus.