Skype for business migreerimine teamsi: kasulikud nõuanded IT juhtidele

Miks on aeg Skype for Business Teamsiga asendada?

Microsoft lõpetas Skype for Business Online toetuse 31. juulil 2021. See tähendab, et ettevõtetel, kes kasutavad veel Skype for Businessit, on vaja planeerida üleminek Microsoft Teamsile. Teams ei paku mitte ainult Skype'i funktsionaalsust, vaid ka täiendavaid tööriistu meeskonnatööks, failide jagamiseks ja projektide haldamiseks.

Edukas üleminek nõuab hoolikat planeerimist ja ettevalmistust. Paljude IT juhtide jaoks võib see tunduda keerulise projektina, kuid õigete sammudega saab ülemineku teha sujuvaks ja minimaalse mõjuga igapäevatööle. See protsess võib isegi pakkuda võimalust optimeerida teie ettevõtte kommunikatsioonistrateegiat tervikuna.

Selles juhendis jagame praktilisi nõuandeid, kuidas IT juhid saavad seda protsessi tõhusalt juhtida ja kasutada üleminekut võimalusena tööprotsesside täiustamiseks.

Ülemineku ettevalmistamine

Enne üleminekut on oluline teha põhjalik ettevalmistus:

1. Võrguühenduse hindamine – kontrollige, kas teie võrguühendus vastab Teamsi nõuetele. Teamsi videokonverentsid vajavad stabiilset ja piisava läbilaskevõimega ühendust.
2. Serverite vastavuse kontrollimine – eriti oluline on-premises Skype for Business lahenduste puhul. Veenduge, et teie serverid on ajakohastatud viimaste uuendustega.
3. Kasutajate nimekiri – koostage nimekiri kõigist Skype for Business kasutajatest, märkides ära nende rollid ja spetsiifilised vajadused.
4. Pilootprojekti planeerimine – valige väiksem kasutajate grupp testimiseks. Ideaalne pilootgrupp sisaldab erinevate osakondade esindajaid, kes saavad anda väärtuslikku tagasisidet.
5. Koolitusplaani koostamine – valmistage ette materjalid kasutajate koolitamiseks, arvestades erinevate kasutajagruppide vajadusi.

Ettevalmistuse käigus on kasulik konsulteerida Microsofti ametliku üleminekujuhendiga, mis pakub detailset teavet protsessi kohta. Varajane planeerimine võib hiljem säästa tunde või isegi päevi tõrkeotsingu ajast.

Hübriidühenduse konfigureerimine

Kui teie organisatsioon kasutab Skype for Business Server on-premises lahendust, on esimene samm hübriidühenduse loomine Microsoft 365-ga:

1. Veenduge, et teie Skype for Business Server on ajakohane viimaste uuendustega
2. Konfigureerige Azure AD Connect kasutajate sünkroniseerimiseks, tagades, et identiteedihaldus toimib sujuvalt
3. Seadistage hübriidühendus Skype for Business Serveri ja Microsoft 365 vahel, järgides Microsofti juhendit
4. Testige ühendust väikese kasutajate grupiga, enne kui rollite selle välja kogu organisatsioonile

Hübriidühenduse konfigureerimine võimaldab sujuva ülemineku, kus osa kasutajaid saab jääda Skype for Business Serverisse, samal ajal kui teised liiguvad Teamsile. See paindlikkus on eriti kasulik suuremates organisatsioonides, kus erinevatel osakondadel võivad olla erinevad vajadused või muudatuste vastuvõtmise kiirus.

Microsofti dokumentatsioonis on samm-sammult juhised, kuidas hübriidühendus õigesti seadistada.

Ülemineku sammud

Üleminek Skype for Businessilt Teamsile toimub järgmiste sammudena:

1. Pilootprojekti käivitamine – alustage väikese kasutajate grupiga (5-10% töötajatest), et tuvastada võimalikud probleemid enne täielikku kasutuselevõttu. Ideaalne on valida inimesi, kes on tehnoloogiliselt pädevad ja valmis uut lahendust testima.

2. Koolituste läbiviimine – tutvustage kasutajatele Teamsi funktsionaalsust ja erinevusi Skype'iga võrreldes. Korraldage nii üldisi kui ka spetsiifilisi koolitusi (näiteks koosolekute korraldamine, failide jagamine, tiimi loomine jne).

3. Kontaktide üleviimine – Skype for Business kontaktid kopeeritakse Teamsisse esimesel sisselogimisel. Kuid kontaktide haldamise dokumentatsioonis tasuks kontrollida, kas on vaja täiendavaid samme.

4. Kohtumiste migreerimine – kasutage PowerShell-skripte nagu Start-CsExMeetingMigration kohtumiste üleviimiseks. See tagab, et juba planeeritud kohtumised ei lähe kaduma.

5. Kasutajate üleviimine TeamsOnly režiimi – viige kasutajad järk-järgult üle Teamsile, alustades pilootgrupist ja liikudes seejärel osakondade kaupa edasi.

Migratsiooni ajal on oluline jälgida kasutajate tagasisidet ja lahendada probleemid kiiresti. Teamsi ja Skype for Businessi kooseksisteerimise dokumentatsioon pakub väärtuslikku teavet selle kohta, kuidas mõlemad süsteemid saavad koos töötada üleminekuperioodil.

Tõhusa kommunikatsiooni tagamiseks looge eraldi kanal või e-posti aadress, kuhu kasutajad saavad üleminekuga seotud probleemidest teatada.

Levinud väljakutsed ja lahendused

Üleminekul võib esineda mitmeid väljakutseid:

• Kontaktide sünkroniseerimine – Teams ja Skype for Business haldavad kontakte eraldi, mistõttu võib olla vajalik käsitsi sünkroniseerimine. Koostage selged juhised kasutajatele, kuidas nad saavad oma kontakte hallata üleminekuperioodil.

• Kohtumiste ühilduvus – Teamsi kohtumised on prioriteetsed, kuid Skype for Business kohtumised tuleb migreerimise käigus üle viia. Kasutage PowerShell-skripte kohtumiste migreerimiseks, et vältida kalendris konfliktide tekkimist.

• Kasutajate vastupanu – uue süsteemi kasutuselevõtt võib tekitada vastupanu. Seda saab leevendada hea koolituse, sagedase kommunikatsiooni ja ettevõttesiseste Teamsi "eestkõnelejate" kasutamisega, kes saavad kolleege toetada.

• Tehnilised probleemid – võrguprobleemid või seadistuse vead võivad põhjustada tõrkeid. Looge kiiresti reageeriv tugimeeskond, kes saab esimestel nädalatel pärast üleminekut kiiresti probleeme lahendada.

Üks tõhus strateegia on luua korduma kippuvate küsimuste (KKK) dokument, mida saate pidevalt täiendada, kui ülemineku käigus erinevaid probleeme lahendatakse. See vähendab IT-toele langevat koormust ja annab kasutajatele võimaluse ise lahendusi leida.

Turvalisuse ja andmekaitse aspektid

Euroopa ettevõtetena on oluline arvestada GDPR-i nõuetega andmete kaitse osas:

1. Andmete asukoht – kontrollige, kus Teams säilitab teie andmeid ja veenduge, et see vastab teie ettevõtte andmete säilitamise poliitikale ja õiguslikele nõuetele.

2. Juurdepääsuõigused – seadistage õiged õigused erinevate kasutajagruppide jaoks. Teamsis on mitmeid erinevaid rolle ja õigustasemeid, mida saab kohandada vastavalt teie organisatsiooni vajadustele.

3. Kaheastmeline autentimine – aktiveerige täiendav turvakiht kõigile kasutajatele. See on eriti oluline, kui kasutajad pääsevad Teamsile ligi väljaspool ettevõtte võrku.

4. Vestluste ja kohtumiste krüpteerimine – veenduge, et suhtlus on kaitstud. Microsoft pakub Teamsis vestluste ja kohtumiste krüpteerimist, mis tuleks kindlasti aktiveerida.

5. Andmete säilitamispoliitika – määratlege, kui kaua säilitatakse vestlusi ja faile. GDPR nõuab, et ettevõtted ei säilitaks andmeid kauem kui vajalik.

Andmekaitse ja turvalisuse osas võib olla mõistlik konsulteerida spetsialistidega, kes tunnevad kohalikke ja Euroopa Liidu seadusi. Microsoft 365 turvaseadistuste juhendid pakuvad head alust, kuid need tuleks kohandada teie ettevõtte spetsiifilistele vajadustele.

Kokkuvõte ja järgmised sammud

Skype for Business migreerimine Teamsile on oluline samm, mis võimaldab teie ettevõttel kasutada kaasaegseid koostöövahendeid. Edukas üleminek põhineb põhjalikul planeerimisel, erinevate kasutajagruppide vajaduste mõistmisel ja mitme etapilisel lähenemisel.

Eduka ülemineku võtmetegurid on:

• Põhjalik ettevalmistus ja planeerimine, sealhulgas võrgu ja serveri hindamine
• Pilootprojekti läbiviimine väiksema kasutajate grupiga enne täielikku üleminekut
• Kasutajate koolitamine ja pidev toetamine üleminekuperioodil
• Tehniliste probleemide kiire lahendamine ning õppetundide dokumenteerimine
• Turvalisuse ja andmekaitse aspektide järgimine vastavalt Euroopa nõuetele

Pro IT pakub professionaalset tuge IT süsteemide, sealhulgas Microsoft 365 ja Teams lahenduste juurutamisel ja haldamisel. Meie spetsialistid aitavad teil planeerida ja läbi viia sujuva ülemineku Skype for Businessilt Teamsile, tagades teie ettevõtte töö järjepidevuse ja turvalisuse.

Selle projekti õnnestumise võti on strateegiline lähenemine, mis arvestab nii tehnilisi kui ka inimfaktoreid. Õigesti planeeritud üleminek võib teie ettevõttele tuua märkimisväärset kasu, parandades koostööd ja produktiivsust kaasaegsete tööriistade abil.

Võtke meiega ühendust, et arutada, kuidas Pro IT saab aidata teie ettevõttel edukalt Teamsile üle minna ja selle võimalusi maksimaalselt ära kasutada.