Skype’i alternatiivid ettevõtetele: parimatest valikutest 2024. aastal

Skype ja Skype for Business on olnud pikalt populaarsed suhtlusvahendid ettevõtetes, kuid Microsoft on teatanud Skype for Businessi teenuse lõpetamisest. See on pannud paljud IT-juhid otsima sobivaid alternatiive igapäevaseks ärisuhtluseks. Millised on parimad Skype'i asendajad suurematele ettevõtetele ja mida peaks IT-juht alternatiivide valimisel arvestama?

Miks otsida Skype'i alternatiive?

Skype for Businessi Online-teenus lõpetas töö 2021. aastal, mis tähendab, et ettevõtted peavad leidma uusi lahendusi. See pole aga ainus põhjus muutuseks – tänapäevased kommunikatsiooniplatvormid on arenenud märkimisväärselt kaugemale lihtsast sõnumite saatmisest ja videokõnedest.

Kaasaegsed lahendused pakuvad:

• Paremat integreerimist teiste ärilahendustega (nt CRM, projektijuhtimise tööriistad)
• Tõhusamaid meeskonnatöö funktsioone, sh. reaalajas koostöövõimalusi
• Turvalisemaid suhtluskanaleid, mis vastavad tänapäeva küberturvalisuse standarditele
• Mitmekülgsemaid koostöövõimalusi nagu dokumentide ühine toimetamine ja täiustatud ekraanijagamine
• Skaleeritavust, mis vastab kasvava ettevõtte vajadustele

Parimad Skype'i alternatiivid ettevõtetele

1. Microsoft Teams

Microsoft Teams on Microsofti ametlik järglane Skype for Businessile ja on tihedalt integreeritud Microsoft 365 ökosüsteemiga. Paljud ettevõtted valivad Teamsi, kuna see lihtsustab üleminekut Skype'ilt, säilitades tuttavliku keskkonna Microsoft 365 kasutajatele.

Põhifunktsioonid:

• Videokõned kuni 1000 osalejaga, mis võimaldab suuri virtuaalseid kohtumisi ja konverentse
• Sõnumivahetus ja failide jagamine, mis säilib ka pärast koosolekuid
• Töörühmade ja kanalite loomine erinevate projektide ja osakondade jaoks
• Seamless integratsioon Microsoft 365 rakendustega (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)
• Äppide ja tööprotsesside integreerimine, et koondada töö ühte keskkonda

Hinnapoliitika: Tasuta versioon piiratud funktsioonidega, täisfunktsionaalsus Microsoft 365 tellimuse osana (alates 4.20€ kasutaja kohta kuus).

Teams sobib eriti hästi ettevõtetele, kes juba kasutavad Microsoft 365 süsteemi, kuna see võimaldab sujuvat üleminekut Skype for Businessilt ja pakub ühtset kasutajakogemust.

2. Webex

Cisco Webex on tugev alternatiiv, mis on tuntud oma kvaliteetsete videokonverentsi ja ekraanijagamise funktsioonide poolest. Webex paistab silma eriti hea heli- ja videokvaliteediga, mis on kriitilise tähtsusega rahvusvahelistele meeskondadele.

Põhifunktsioonid:

• Kõrge kvaliteediga videokõned isegi madala ribalaiusega võrkudes
• Tõhus ekraanijagamine koos märkuste tegemise võimalusega
• Integratsioon CRM ja ERP süsteemidega, mis aitab müügi- ja teenindusmeeskondadel
• Lihtne kasutajaliides, mis vähendab koolituste vajadust
• Reaalajas tõlke võimalused rahvusvahelistele meeskondadele

Hinnapoliitika: Tasuta versioon toetab kuni 50 osalejat, tasulised plaanid algavad umbes 15€ kuus.

3. Slack

Slack on populaarne alternatiiv, mis keskendub kiirsõnumitele ja rakenduste integreerimisele. Slack on eriti populaarne tehnoloogiaettevõtetes ja start-up'ides, kus hinnatakse paindlikkust ja kiireid iteratsioone.

Põhifunktsioonid:

• Struktureeritud sõnumivahetus kanalites, mis võimaldab teemasid selgelt eraldada
• Integratsioon enam kui 2000 rakendusega, sh Google Drive, Trello ja paljud teised
• Videokõned ja failide jagamine otse vestlustes
• Tõhus otsimisfunktsioon, mis leiab kiiresti vajalikud dokumendid ja vestlused
• Automatiseeritud töövood, mis aitavad vähendada rutiinseid ülesandeid

Hinnapoliitika: Tasuta versioon (säilitab 10 000 viimast sõnumit), tasulised plaanid algavad umbes 7.25€ kasutaja kohta kuus.

4. Mattermost

Mattermost on turvaline, avatud lähtekoodiga lahendus, mis on eriti populaarne DevSecOps meeskondade seas. Kui teie ettevõtte jaoks on ülimalt oluline andmete privaatsus ja kontroll, on Mattermost suurepärane valik.

Põhifunktsioonid:

• Kõrge turvalisus ja privaatsus, mis vastab kõige rangematele nõuetele
• Võimalus majutada oma serverites, tagades täieliku kontrolli andmete üle
• REST API integratsioonid paljude arendustööriistadega
• Täielik kontroll andmete üle, mis on oluline reguleeritud valdkondades
• Kohandatavus vastavalt ettevõtte spetsiifilistele vajadustele

Hinnapoliitika: Tasuta avatud lähtekoodiga versioon, tasulised plaanid pakuvad täiendavaid turva- ja haldusfunktsioone.

Mattermost on eelistatud turvalise keskkonnana eriti valitsusasutuste ja kõrge turvavajadusega ettevõtete poolt. Näiteks kasutavad seda paljud finantsasutused ja tervishoiuorganisatsioonid, kes peavad järgima rangeid andmekaitse regulatsioone.

5. Chanty

Chanty on kasutajasõbralik suhtlusplatvorm, mis sobib hästi väiksematele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Kui otsite lihtsat ja intuitiivset lahendust, mis ei vaja pikka koolitusperioodi, tasub Chanty't kaaluda.

Põhifunktsioonid:

• Lihtne kasutajaliides, mis on intuitiivne ja kiiresti omandatav
• Võimalus suhelda kolmandate osapooltega e-posti kaudu, hõlbustades koostööd väliste partneritega
• Integratsioon Google Drive'i ja Trelloga igapäevaste töövoogude lihtsustamiseks
• Ülesannete haldamise funktsioonid, mis aitavad meeskondadel püsida organiseerituna
• Piiramatu sõnumite ajalugu isegi tasuta versioonis

Hinnapoliitika: Tasuta versioon väikestele meeskondadele, tasuline versioon ettevõtetele.

6. Fleep

Fleep ühendab suhtlust, failijagamist ja tööülesannete haldamist ühes platvormis. See on eriti kasulik ettevõtetele, kes teevad tihedat koostööd väliste partnerite ja klientidega.

Põhifunktsioonid:

• E-posti integratsioon, mis võimaldab vastata vestlustele otse e-postist
• Projektide ja ülesannete haldamine integreeritud tööriistadega
• Failide jagamine ja säilitamine pikaajalise juurdepääsu tagamiseks
• Sujuv suhtlus partneritega, isegi kui nad ei kasuta Fleepi
• Selge vestluste ajalugu, mis lihtsustab informatsiooni leidmist

Hinnapoliitika: Tasuta versioon, tasulised plaanid ettevõtetele.

Funktsioonide võrdlus

Platvorm	Videokõned	Failijagamine	Integreerimine	Eripära
Microsoft Teams	✓	✓	Microsoft 365, Azure AD	Täielik meeskonnatöö keskkond
Webex	✓	✓	CRM, ERP süsteemid	Kõrge kvaliteediga videokõned
Slack	✓	✓	2000+ rakendust	Paindlik sõnumivahetus
Mattermost	✓	✓	DevSecOps tööriistad	Kõrgendatud turvalisus
Chanty	✓	✓	Google Drive, Trello	Kasutajasõbralik
Fleep	✓	✓	E-posti süsteemid	Ülesannete haldus

Mida arvestada Skype'i alternatiivi valimisel?

IT-juhina tasub alternatiivi valimisel hinnata järgmisi aspekte:

1. Olemasolev IT-ökosüsteem – Milliste süsteemidega peab uus lahendus integreeruma? Näiteks, kui ettevõte kasutab juba Microsoft 365 paketti, siis Teams võib olla loogiline valik, kuna see integreerib sujuvalt olemasoleva taristuga.

2. Turvalisuse nõuded – Kas ettevõttel on spetsiifilised andmekaitse või turvalisuse nõuded? Reguleeritud valdkondades nagu tervishoid või finantsteenused võib Mattermosti isemajutatav lahendus pakkuda vajalikku kontrolli andmete üle.

3. Kasutajate arv – Kui paljud töötajad hakkavad platvormi kasutama? Suuremad meeskonnad võivad vajada täiustatud haldusfunktsioone, mida pakuvad Teams või Webex.

4. Eelarve – Milline on mõistlik kulu kasutaja kohta? Tasub võrrelda nii algset investeeringut kui ka pikaajalisi hoolduskulusid.

5. Funktsioonide vajadus – Kas fookus on videokõnedel, sõnumivahetusel või koostööl? Erineval meeskonnal võivad olla erinevad vajadused – müügiosakond võib vajada CRM integreerimist, arendajad aga koodi jagamise võimalusi.

6. Kasutajate kogemus ja väljaõppe vajadus – Kui kiiresti saab meeskond uue tööriistaga kohaneda? Lihtsa kasutajaliidesega lahendused nagu Chanty võivad vähendada koolituskulusid.

Praktiline ülemineku strateegia

Skype'ilt uuele platvormile üleminekuks soovitame järgmist strateegiat:

1. Vajaduste kaardistamine – Selgitage välja, milliseid funktsioone teie meeskonnad enim kasutavad. Viige läbi lühike küsitlus, et mõista, millised on peamised kommunikatsioonivajadused erinevates osakondades.

2. Pilootprojekt – Testide uut platvormi väiksema meeskonnaga, kes saab anda konstruktiivset tagasisidet. Ideaalne pilootgrupp on tehnoloogiast huvitatud töötajad, kes on valmis uusi lahendusi proovima.

3. Koolitused – Pakkuge kasutajatele koolitusi enne täielikku üleminekut. Kaaluge nii veebipõhiseid kui ka isiklikke koolitusi, et katta erinevad õpistiilid. Looge ka eneseteeninduslik teabebaas korduma kippuvate küsimuste jaoks.

4. Järkjärguline üleminek – Viige meeskonnad üle järk-järgult, mitte korraga. Näiteks alustage osakondadega, kelle töö sõltub vähem igapäevasest suhtlusest, ja jätke kriitilisemad osakonnad viimaseks.

5. Tagasiside kogumine – Koguge kasutajate tagasisidet ja tehke vajalikud kohandused. Looge lihtne viis, kuidas töötajad saavad teatada probleemidest või teha ettepanekuid täiustuste jaoks.

6. Paralleelne kasutamine üleminekuperioodil – Võimaldage teatud üleminekuperioodil kasutada nii vana kui ka uut süsteemi, et vähendada ärikriitiliste protsesside katkemise riski.

Ülemineku edu sõltub sageli sellest, kui hästi on töötajad uueks süsteemiks ette valmistatud. Näiteks, üks Eesti tootmisettevõte viis läbi järkjärgulise ülemineku Skype'ilt Teamsile neljakuulise perioodi jooksul, pakkudes iganädalasi lühikesi koolitusi ja määrates igas osakonnas "digitaalse saadiku", kes aitas kolleege uue süsteemiga kohanemisel.

Kokkuvõte

Skype for Businessi ajastu on lõppemas, kuid turul on mitmeid võimekaid alternatiive, mis pakuvad rohkem funktsionaalsust ja paremaid integratsioonivõimalusi. IT-juhina tasub valida lahendus, mis sobib teie ettevõtte spetsiifiliste vajadustega.

Microsoft Teams on loogiline valik Microsoft 365 kasutajatele, samas kui kõrge turvalisuse vajadusega ettevõtted võiksid kaaluda Mattermosti. Slack pakub paindlikku suhtluskeskkonda, Webex tugevat videokonverentsi lahendust ning Chanty ja Fleep lihtsamaid, kuid mitmekülgseid alternatiive.

Õige alternatiivi valik pole ainult tehnoloogiline otsus, vaid ka strateegiline samm, mis mõjutab kogu ettevõtte töökorraldust ja efektiivsust. Hea kommunikatsiooniplatvorm võib märkimisväärselt parandada meeskonnatööd, eriti hajutatud töökorralduse puhul.

Pro IT pakub tuge ja nõustamist uutele suhtlusplatvormidele üleminekul, aidates valida teie ettevõttele sobiva lahenduse ning tagades sujuva migratsiooni. Meie IT-tugiteenused aitavad tagada, et teie kommunikatsioonilahendused oleksid alati turvalised ja tõhusad.