Skype’i asendamine Teamsiga: lihtne juhend IT juhtidele
Miks on aeg Skype'ilt Teamsile üle minna?
Microsoft on teatanud, et Skype lõpetab töö 5. mail 2025. See tähendab, et ettevõtetel on aeg planeerida üleminek Microsoft Teamsile, mis on kujunenud Microsofti peamiseks suhtlusplatvormiks. Teams pakub lisaks Skype'i funktsioonidele ka mitmeid täiendavaid võimalusi, mis aitavad ettevõtetel tööprotsesse tõhustada. Üleminek ei nõua uute kontode loomist – kasutajad saavad logida Teamsisse oma olemasolevate Skype'i kredentsialidega. Microsofti ametliku teadaande kohaselt on Teams kaasaegne kommunikatsiooni ja koostöö keskus, mis on loodud asendama Skype'i funktsionaalsust laiema ja integreeritumat keskkonnaga.
Üleminekuprotsessi planeerimine
Edukas üleminek Skype'ilt Teamsile nõuab hoolikat planeerimist. Alustuseks veenduge, et kasutate Skype'i versiooni 8.58 või uuemat, et tagada ühilduvus. Seejärel koostage selge ajakava, mis võimaldab kasutajatel harjuda uue platvormiga enne Skype'i täielikku sulgemist. Arvestage, et kuigi tehniliselt on üleminek lihtne, võib inimeste harjumuste muutmine võtta aega – seega ärge jätke üleminekut viimasele hetkele.
Ülemineku etapid:
- Analüüsige praegust Skype'i kasutust ettevõttes
- Teavitage kasutajaid üleminekust ja selle põhjustest
- Korraldage koolitusi Teamsi kasutamise kohta
- Määrake testgrupp, kes katsetab üleminekut
- Viige üleminek läbi järk-järgult, osakondade kaupa
- Koguge tagasisidet ja lahendage tekkinud probleemid
Andmete üleviimise väljakutsed
Üks peamisi murekohtasid üleminekul on andmete säilitamine. Microsoft toob välja, et automaatselt migreeruvad isiklikud chatid ja kontaktid, kuid on oluline teada, et kõik andmed ei kandu üle. Enne täielikku üleminekut soovitage töötajatel salvestada või eksportida oluline info, mida nad soovivad säilitada.
Andmed, mis ei migreeru automaatselt:
- Töö- ja koolikontode chatid
- Skype for Businessi vestluste ajalugu
- Privaatsed vestlused
- Botside sisu
IT-administraatorid peavad tagama SRV-kirje _sipfederationtls._tcp korrektse konfiguratsiooni, et võimaldada ühilduvus Skype'i ja Teamsi vahel. See on eriti oluline üleminekuperioodil, kui mõlemad platvormid on kasutuses. Üleminekuperioodil tasub panna paika selged suhtlusreeglid – näiteks millise platvormi kaudu toimub milliste osakondade või projektide suhtlus, et vältida infokadu.
Teamsi eelised võrreldes Skype'iga
Teams pakub märkimisväärselt rohkem funktsionaalsust kui Skype, mis muudab selle sobivaks kaasaegsete ettevõtete vajadustele. Kui Skype keskendub peamiselt videokõnedele ja kiirvestlustele, siis Teams on terviklik koostööplatvorm, kus kõik digitaalsed töövahendid on omavahel seostatud. Näiteks saab Teams koosoleku ajal jagada ja ühiselt toimetada dokumente, ilma et peaks rakendust vahetama.
Teamsi lisavõimalused:
- Rikastatud vormindus, @viited ja laiendatud emotsikonide valik
- Integreeritud failide jagamine ja koostöö Office dokumentidega
- Tõhusad grupichatid ja meeskonnatöö võimalused
- Rakenduste integreerimine (üle 700 rakenduse)
- Täiustatud koosolekute funktsioonid (taustahägustus, ekraani jagamine)
- Parem turvalisus ja haldamine ettevõtete jaoks
Praktilised näpunäited IT-juhtidele
Ülemineku edukaks läbiviimiseks on mõned olulised sammud, mida IT-juhid peaksid järgima. Planeerige üleminekut kui projekti – määrake kindel vastutaja, seadke mõõdetavad eesmärgid ja tähtajad. Tihti on kasulik kaasata igast osakonnast "võtmeisik", kes aitab oma kolleege üleminekul ja kogub kohest tagasisidet probleemide kohta.
- Kontrollige DNS-konfiguratsiooni, et tagada Skype'i ja Teamsi vaheline ühilduvus.
- Kasutage PowerShelli või Teamsi administreerimiskeskust, et lubada või keelata ühilduvus Skype'iga.
- Arvestage, et Teamsi ja Skype'i kasutajate staatused ei ole vastastikku nähtavad.
- Teavitage kasutajaid, et otsing Skype'i kasutajaid e-posti, Skype'i ID või telefoninumbri järgi ei ole Teamsis toetatud.
- Koostage selged juhendid kasutajatele, kuidas Teamsi efektiivselt kasutada.
Kasutajate koolitamine ja tugi
Eduka ülemineku võtmeks on kasutajate koolitamine. Korraldage koolitusi, mis tutvustavad Teamsi funktsionaalsust ja erinevusi võrreldes Skype'iga. Looge ka tugisüsteem, kuhu kasutajad saavad pöörduda üleminekuga seotud küsimuste korral. Koolitused võiksid olla diferentseeritud – lühemad ülevaated kõigile töötajatele ja põhjalikumad koolitused meeskonnajuhtidele või superuser'itele, kes saavad hiljem oma tiime abistada.
Koolituse teemad:
- Teamsi kasutajaliides ja põhifunktsioonid
- Vestluste ja koosolekute haldamine
- Failide jagamine ja koostöö
- Meeskondade ja kanalite loomine ning haldamine
- Mobiilirakenduse kasutamine
Kokkuvõte ja järgmised sammud
Skype'i sulgemine 2025. aastal on hea võimalus ettevõtetel liikuda kaasaegsema ja funktsionaalsema suhtlusplatvormi poole. Teams pakub rohkem võimalusi ja integreeritust teiste Microsoft 365 tööriistadega, mis aitab tõsta produktiivsust. Vaadake üleminekut kui võimalust korrastada ettevõtte suhtluspraktikaid ja parandada töövooge, mitte lihtsalt kui tehnilist vahetust.
Järgmised sammud:
- Koostage üleminekuplaan koos ajakavaga
- Valmistage ette tehnilised lahendused andmete migreerimiseks
- Koolitage kasutajaid
- Viige üleminek läbi järk-järgult
- Koguge tagasisidet ja tehke vajalikke kohandusi
Pro IT pakub tuge ettevõtetele Skype'ilt Teamsile üleminekuks, tagades sujuva protsessi ja minimaalse häiringu igapäevatöös. Meie IT tugiteenused aitavad lahendada kõik üleminekuga seotud tehnilised väljakutsed ja tagada teie meeskonna produktiivsuse.
