Office365 postkastide ja Exchange Online pilve migreerimine
Postkastide ja e-posti süsteemide migreerimine Microsoft Office365 ja Exchange Online platvormile on suur samm ettevõtte IT-infrastruktuuri kaasajastamisel. See protsess nõuab põhjalikku planeerimist ja teadmisi, et tagada sujuv üleminek ilma andmete kaotuse või teenuse katkestusteta.
Miks migreerida Office365 ja Exchange Online'i?
Pilvepõhisele e-posti lahendusele üleminek pakub ettevõttele märkimisväärseid eeliseid, mis ulatuvad kaugemale lihtsast postkasti majutamisest:
- Vähendatud infrastruktuurikulud ja hoolduskulud, kuna puudub vajadus kohapealsete serverite järele
- Parem skaalitavus vastavalt ettevõtte vajadustele – lisa või eemalda kasutajaid vastavalt vajadusele
- Täiustatud turvafunktsioonid ja automaatsed uuendused ilma IT-meeskonna sekkumiseta
- Ligipääs e-postile igal ajal ja igast seadmest, mis ühendab töötajaid olenemata asukohast
- Integratsioon teiste Microsoft 365 tööriistadega, mis tõstab produktiivsust
- Lihtne administreerimine ja haldamine keskse juhtpaneeli kaudu
Microsoft ise rõhutab, et pilvele üleminek on strateegiline otsus, mis aitab ettevõtetel keskenduda põhitegevusele, samal ajal kui Microsoft haldab kompleksset taristut.
Migratsiooni ettevalmistus
Edukas migratsioon algab põhjaliku ettevalmistusega, nagu ehitusmeistrid ütlevad – kaks korda mõõda, üks kord lõika:
-
Hetkeolukorra kaardistamine
- Olemasolevate postkastide arv ja suurus (sh spetsiaalsed postkastid ja jagatud postkastid)
- Praeguse e-posti süsteemi versioon ja arhitektuur
- Erilahendused ja liidesed, mis on integreeritud e-posti süsteemiga
- Kriitiliste kasutajate ja rühmade tuvastamine
-
Migratsiooni strateegia valimine
- Hübriidmigratsioon (suurematele ettevõtetele, kus on vaja säilitada osaliselt kohapealne Exchange)
- Etapiline migratsioon (Exchange 2003/2007 puhul või olukordades, kus täielik üleviiimine korraga pole võimalik)
- Otsemigratsioon (väiksematele ettevõtetele, kus on võimalik teha terviklik üleminek)
-
Tehnilised eeltingimused
- Domeeni kinnitamine Microsoft 365 keskkonnas
- Azure AD Connecti installimine kohapealse Active Directory sünkroniseerimiseks
- Migratsioonilõpp-punkti loomine (kasutades Outlook Anywhere funktsionaalsust)
- Vajalike võrguühenduste ja portide avamine tulemüüris
Migratsiooni etapid
1. Eelmigratsioon
Enne täielikku üleviimist on soovitatav teha eelmigratsioon, mis toimib kui pilootprojekt ja risikide maandaja:
- Vanade e-kirjade migratsioon (tavaliselt vanemad kui 90 päeva)
- Testpostkastide migratsioon protsessi valideerimiseks
- DNS seadistuste ettevalmistamine
- IT-meeskonna koolitamine uuel platvormil
Eelmigratsiooni käigus saab tuvastada võimalikud probleemid ilma lõppkasutajaid mõjutamata. See on nagu sild, mida mööda saate turvaliselt üle jõe liikuda. BitTitan võrdleb seda protsessi vundamendi rajamisega – põhjalik eeltöö tagab hilisema stabiilsuse.
2. Peamine migratsioon
Peamise migratsiooni käigus toimub päris üleminek uuele süsteemile:
- Kasutajakontode loomine Office365 keskkonnas (või olemasolevate kontode ettevalmistamine)
- Postkastide migratsioon Exchange Admin Center'i tööriistade abil
- Kalendrite, kontaktide ja muude andmete üleviimine täielikus mahus
- Domeeni eemaldamine lähteallikast
- Kasutajavoogude valideerimine uues keskkonnas
Suurte postkastide puhul on soovitatav jagada migratsioon väiksemateks osadeks ehk batchideks. See sarnaneb kolimisega – kõike ei pea korraga uude kohta viima, vaid võib teha seda järk-järgult, alustades vähem kasutatavatest asjadest.
3. Järelmigratsioon
Pärast andmete üleviimist on oluline viimistleda süsteem ja tagada, et kõik töötab ootuspäraselt:
- DNS-i seadistuste värskendamine (MX, CNAME, TXT rekordid) vastavalt Exclaimer'i soovitustele
- Kasutajate UPN-i (User Principal Name) muutmine, et tagada korrektne autentimine
- Lõppkasutajate koolitamine uue süsteemi kasutamiseks läbi praktiliste töötubade
- Süsteemi jõudluse ja funktsionaalsuse kontrollimine erinevate stsenaariumide puhul
Selles etapis on oluline koguda ka tagasisidet kasutajatelt, et teha viimased seadistused vastavalt nende reaalsetele vajadustele.
Tehnilised nõuded ja parimad praktikad
DNS seadistused
Office365 migratsiooniks on vaja värskendada järgmised DNS kirjed:
- MX kirjed (e-posti suunamiseks Microsoft serveritesse)
- SPF, DKIM ja DMARC kirjed (e-posti autentimiseks ja võltsitud kirjade vältimiseks)
- AutoDiscover CNAME kirjed (e-posti klientide automaatseks seadistamiseks)
- SRV kirjed (teenuste registreerimiseks ja leidmiseks)
Exclaimer'i migratsioonijuhendis rõhutatakse, et DNS muudatused tuleks teha pärast postkastide migratsiooni lõpetamist, et vähendada e-posti katkestusi. See on nagu liiklusmärkide vahetamine pärast uue tee valmimist – liiklus tuleb ümber suunata alles siis, kui uus tee on täielikult valmis.
Suurte postkastide käsitlemine
Suurte postkastide migreerimiseks on vaja eraldi lähenemist, et vältida andmekadu ja pikki seisakuaegu:
- Kasutage pre-stage migratsiooni vanade andmete jaoks (mõned ettevõtted on migreerinud isegi üle 100GB postkaste selle meetodiga)
- Jagage migratsioon väiksemateks batchideks, et vähendada ülekoormamise riski
- Planeerige migratsioon madala koormuse ajaks (nädalavahetused või õhtud)
- Kaaluge spetsialiseeritud tööriistade kasutamist, mis on optimeeritud suurte andmemahtude jaoks
MedhaCloud'i migratsioonispetsialistid võrdlevad seda protsessi suure elamu kolimisega – kõike ei saa ühe korraga liigutada, vaid tuleb teha planeeritud ja koordineeritud liikumisi.
Migratsioonitööriistad
Microsoft tööriistad
- Exchange Admin Center – postkastide migratsioonibatchide haldamiseks ja jälgimiseks
- Azure AD Connect – kasutajate ja gruppide sünkroniseerimiseks kohapealse Active Directory ja Azure AD vahel
- Microsoft Migration Assistant – väiksemate migratsioonide jaoks, eriti kui ei ole vaja keerukat sünkroniseerimist
Need tööriistad on sarnased professionaalsele kolimisfirmale, kes pakub nii transpordivahendeid kui ka ekspertide abi.
Kolmandate osapoolte tööriistad
- BitTitan MigrationWiz – universaalne migratsioonitööriist, mis võimaldab migreerida erinevate platvormide vahel (Gmail, Exchange, IMAP jne)
- SkyKick – automatiseeritud migratsioonilahendus, mis võtab arvesse ka planeerimise ja järeltegevused
- CodeTwo – spetsialiseeritud Exchange migratsioonitööriistad, mis võimaldavad peenhäälestada migratsiooniprotsessi
Need tööriistad võivad oluliselt lihtsustada keerulisi migratsioone, pakkudes täiendavaid funktsioone ja automatiseerimist, mida Microsofti tööriistades võib puududa.
Levinud probleemid ja nende lahendused
Migratsiooni kiirus
Migratsiooni kiirus sõltub mitmest tegurist ja võib mõjutada kogu projekti ajakava:
- Interneti ühenduse kiirusest (nii lähte- kui sihtkohas)
- Postkastide suurusest ja arvust (andmemahu suurenedes kasvab migratsiooniaeg)
- Valitud migratsiooni meetodist (hübriidmigratsioon vs. otsemigratsioon)
- Microsoft 365 teenuse koormusest (eriti tööpäevadel)
Kiiruse optimeerimiseks kaaluge migratsiooni teostamist väljaspool tööaega või etappide kaupa, nagu soovitab BitTitan oma juhendis.
Andmete terviklikkus
Andmete terviklikkuse tagamiseks on oluline järgida kontrollprotseduure:
- Tehke varukoopiad enne migratsiooni alustamist (nagu turvaköis mägironijale)
- Kontrollige migreerimise logi võimalike vigade suhtes
- Testige valitud postkaste enne täielikku üleviimist
- Veenduge, et kõik andmed (kaasa arvatud kalendrid ja kontaktid) on korrektselt üle kantud
Kasutajate kogemus
Kasutajate rahulolu tagamiseks on oluline kommunikatsioon ja tugi:
- Teavitage kasutajaid ette planeeritud muudatustest (millal, mis muutub, mida nad peavad tegema)
- Pakkuge koolitusvõimalusi ja tugimateriale, et leevendada üleminekustressi
- Looge selged juhised Outlook'i ja muude klientide seadistamiseks
- Pakkuge kiirreageerimise tuge esimestel päevadel pärast migratsiooni
Kokkuvõte
Office365 ja Exchange Online'i migreerimine on strateegiline otsus, mis nõuab põhjalikku planeerimist ja ettevalmistust. Järgides struktureeritud lähenemist ja kasutades sobivaid tööriistu, saab migratsioon toimuda sujuvalt ja minimaalse mõjuga igapäevatööle. See on nagu navigeerimine tundmatus vees – õige kompass ja kaart teevad teekonna ohutumaks.
Pro IT pakub terviklikku tuge Office365 migratsiooniprojektide läbiviimisel, alates planeerimisest kuni kasutajate koolitamiseni. Meie spetsialistid aitavad valida teie ettevõttele sobiva migratsioonistrategia ja tagavad, et üleminek toimuks ilma andmete kaotuse või teenuse katkestusteta. Tänapäeva digimaailmas ei ole vaja üksi navigeerida – usaldage professionaalid, kes on seda teekonda juba korduvalt läbinud.
